Secrétaire administratif du service Audit (m/f) (réf.M00008487)

Informations générales

Qui recrute ?

Inspection générale de la sécurité sociale

Missions

• Assurer la saisie, la mise en page et la relecture de documents divers pour les membres du service (lettres, rapports, correspondance d’ordre courant).
  
• Réaliser des tâches administratives telles que la réception-distribution, l’adressage-expédition du courrier, le tri, le classement, la mise à jour, la copie et l’assemblage de documents du service.
  
• Effectuer les tâches de secrétariat liées à SIDOC et assurer la répartition, aux membres du service, des documents scannés.
  
• Produire des listes et des rapports à l’aide des logiciels appropriés.
  
• Préparer les ordres de missions (feuille de route) et les déclarations de frais de route des membres du service.
  
• Tenir le calendrier du Chef de service ainsi que les calendriers de réunion.
  
• Assurer la gestion logistique des réunions, conférences (réservation, aménagement de la salle, convocation des participants, service des boissons, etc.).
  
• Participer à l’organisation d’événements ou d’opérations spéciales ou spécifiques tels que colloques, congrès, conférences, séminaires, ateliers, etc.
  
• Assurer l’accueil des visiteurs du service.
  
• Filtrer les appels téléphoniques du service, se charger de la transmission des messages et orienter son interlocuteur vers la personne compétente.
  
• Réaliser ponctuellement des recherches factuelles dans la documentation ou auprès de personnes-ressources afin d’obtenir ou de fournir des renseignements.
  
  

Profil

Compétences techniques

• Parfaite maîtrise des outils de traitement de textes et de tableau (Word, Excel, PowerPoint);
• Parfaite maîtrise tant à l’oral qu’à l’écrit des langues luxembourgeoise, allemande, française et anglaise.

Compétences comportementales

• Sens de la responsabilité, de l’organisation et de la gestion;
• Faire preuve de rigueur, de précision et de confidentialité;
  
• Capacité de travailler aussi bien de façon autonome qu’en équipe.
  
  

Atouts

Une expérience de plusieurs années en tant que secrétariat administratif est souhaitée pour ce poste.

Conditions d’admission

Diplômes

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d'études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d'études secondaires techniques, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.

Documents à fournir

• Lettre de motivation pour le poste brigué et CV;
• La lettre de motivation et le CV sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).