Délégué à l'archivage (m/f) (réf. M00031572)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• Les dispositions légales à respecter par l’Administration des douanes et accises pour ‎‎l’archivage se matérialisent notamment par la loi du 17 août 2018 relative à l’archivage et par ‎‎son tableau de tri.

• La direction des douanes et accises ‎envisage de renforcer son effectif pour mieux couvrir les ‎défis de l’administration sur ce sujet ‎d’intérêt historique, scientifique, culturel, économique et ‎sociétal que constitue l’archivage.

• Les missions principales du délégué à l’archivage auprès du service de la protection des ‎‎données sont :‎
  • Gouvernance de l’archivage :
    
    • Assurer le relais avec les Archives Nationales de Luxembourg (ANLux) pour ‎toutes ‎les problématiques ayant trait à l’archivage;‎
    • Détecter et promouvoir la formation des agents à l’archivage;‎
    • Mettre en place les dispositifs pour garantir la pérennité, l’authenticité, ‎l’intégrité, le ‎classement, l’accessibilité et la lisibilité des informations durant les ‎phases d’archivage ‎courant et intermédiaire et pour tous les supports (papier ‎et électronique);‎
    • Définir une stratégie d’archivage pour les archives courantes et intermédiaires, ‎‎numériques ou analogues;‎
    • Collaborer avec les responsables de projets pour intégrer l’archivage dès la ‎‎conception dans les applications informatiques et les processus métiers.‎
  • Tableau de tri :
    
    • Maintenir le tableau de tri;‎
    • Veiller à la bonne application du tableau de tri (respect des durées d’utilité ‎‎administrative fixées, respect des décisions d’application du sort final).‎
  • Versement d’archives définitives :
    
    • Organiser, faire ou déléguer les travaux préparatoires à tout versement ‎d’archives ‎définitives conformément aux recommandations des ANLux en ‎vigueur : tri, inventorisation, ‎préparation physique des archives;‎
    • Évaluer les besoins en matière de matériel de conditionnement pour ‎l’archivage ‎définitif;‎
    • Organiser les versements d’archives définitives aux ANLux, éventuellement ‎en ‎collaboration avec le(s) responsable(s) de service(s) visé(s) par le ‎versement.‎
  • Destruction d’archives ‎:
    • Organiser, faire ou déléguer toute destruction d’archives publiques ‎conformément aux ‎dispositions du tableau de tri et aux recommandations des ‎ANLux.‎
  • Encadrement :
    
    • Être présent lors des visites d’inspection des ANLux dans le cadre de leur ‎mission ‎d’encadrement et, au besoin, assurer toute mise en conformité par ‎rapport aux ‎recommandations émises;‎
    • Veiller à la bonne application des recommandations en matière d’archivage ‎émises ‎par les ANLux;‎
    • Faire remonter aux ANLux toute information relative aux archives (dégâts des ‎eaux ‎touchant des documents, mise en place d’un local dédié, achat d’un ‎logiciel spécifique, ‎déménagement etc.).‎
  • Traitement des demandes de dérogation ‎ :
    
    • Dans le cadre de la consultation d’archives versées aux Archives nationales, ‎traiter ‎toute demande de dérogation pour la consultation des documents avant ‎l’échéance des ‎délais de communication. (Art.17 de la loi du 17 août 2018 ‎relative à l’archivage).‎

Profil

Compétences techniques

• Savoir appliquer la législation et la réglementation concernant les archives nationales;
• Se familiariser avec les procédures internes/la méthodologie de travail de l’administration;
• Être capable de promouvoir une culture de l’archivage;‎
• Savoir rédiger des rapports et des notes;
• Avoir de bonnes capacités rédactionnelles en français, allemand et anglais;
• Parlant le luxembourgeois;
• Savoir travailler avec les applications bureautiques communes ainsi qu’avec des logiciels ‎‎spécifiques.

Compétences comportementales

• Innover : Vous pensez de manière innovante, vous apportez des idées créatives pour améliorer l’existant, vous encouragez l’innovation;
• Gérer les projets : Vous initiez et coordonnez des projets transversaux selon un référentiel de gestion de projets et vous réalisez les projets dans les délais, budgets et le périmètre définis et selon le niveau de qualité exigé;
• Encadrer des collaborateurs : Vous donnez des instructions claires, vous suivez les activités des collaborateurs et vous les guidez vers le comportement adéquat en leur donnant du feedback;
• Conseiller : Vous fournissez des conseils et développez une relation de confiance basée sur votre crédibilité, vous faites des recommandations dans l’intérêt de l’organisation et du client-usager;
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
• S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Conditions d’admission

Diplômes

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’Etat du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un master en archivistique ou de son équivalent.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.

Documents à fournir

• Lettre de motivation pour le poste brigué et CV;
• La lettre de motivation et le CV sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).