Gestionnaire administratif (m/f) (réf. CGDIS001218-E)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• La mission principale du titulaire du poste est d’assister le niveau cadre de l’Institut National de Formation des Secours (INFS) et d’assurer la gestion administrative des procès-verbaux afin d’optimiser la gestion de leur activité, ainsi que d'assurer le travail quotidien du service administratif:
  • Apporter un soutien administratif au niveau cadre de l’INFS;
  • Être la personne de contact pour les départements et services compétents de l’INFS en rapport avec la gestion des rendez-vous et de l’organisation des manifestations (prises de contact, réservations, suivi);
  • Assister aux projets, missions et études de la direction;
  • Rédiger des procès-verbaux et des rapports de réunions internes et externes;
  • Assurer l’accueil physique au guichet d’accueil (accueillir les visiteurs venant de l’extérieur ainsi que les pompiers et identifier leurs demandes);
  • Assurer l’accueil téléphonique (réceptionner les appels téléphoniques et les orienter vers les interlocuteurs demandés, fournir des renseignements aux membres du CGDIS ou au public etc.);
  • Assister dans la digitalisation et la mise à disposition des documents;
  • Élaborer et exécuter des processus ainsi que des simplifications administratives;
  • Rédiger, mettre en forme et envoyer des lettres personnalisées;
  • Assister à l’organisation des cours de premiers secours pour les entreprises externes et le besoin du public;
  • Gérer les formations des pompiers à travers les logiciels respectifs;
  • Assurer toute autre tâche administrative qui contribue au bon fonctionnement du service.

Profil

Compétences techniques

• Disposer de bonnes capacités rédactionnelles;
• Savoir se présenter et communiquer de façon professionnelle avec le public et les fournisseurs;
• Être capable de renseigner les interlocuteurs divers et variés;
• Maîtriser les outils bureautiques et informatiques mis à disposition (Windows, MS Office, etc.);
• Faire preuve d’autonomie, de flexibilité, de polyvalence, d’empathie et de serviabilité;
• Avoir le sens de l’ordre et de l’organisation;
• Maîtriser différents systèmes de classement et d’archivage;
• Le titulaire du poste doit être détenteur du permis de conduire « B » en cours de validité.

Compétences comportementales

• Développer une vue d'ensemble : Vous développez une vue d’ensemble, vous générez des alternatives et tirez des conclusions nuancées et éclairées;
• Gérer les activités : Vous gérez les activités courantes au travers d’objectifs opérationnels clairs, vous gérez les ressources et suivez la mise en oeuvre des activités;
• Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l’objectif commun;
• Conseiller : Vous fournissez des conseils et développez une relation de confiance basée sur votre crédibilité, vous faites des recommandations dans l’intérêt de l’organisation et du client-usager;
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
• S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Atouts

• Disposer d’une expérience professionnelle de minimum 5 ans en tant qu’assistant de direction ou dans une fonction de soutien administratif similaire;
• Être disponible à travailler des horaires irréguliers.

Conditions d’admission

Poste d'employé de l'État

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires classiques, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires générales, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité B1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

Documents à fournir

Lettre de motivation, copie du diplôme et CV renseignant les informations suivantes:

• Nom(s) et prénom(s)
• Numéro d’identification (càd. le numéro de matricule nationale ou, à défaut, la date de naissance)
• Nationalité
• Adresse électronique
• Liste des établissements d’enseignement fréquentés et leur pays d’implantation (veuillez indiquer le nom complet des établissements, les abréviations n'étant pas permises)
• Diplômes (veuillez indiquer l'intitulé des diplômes)
• Expérience professionnelle
• Connaissances en langues parlées et écrites

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n’étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).