Membre du Secrétariat (m/f) (réf. 9859)

Informations générales

  • Statut Employé de l'État
  • Groupe d'indemnité B1
  • Date limite de candidature25/02/2019
  • Administration/OrganismeService de Police Judiciaire
  • LieuLuxembourg
  • TâcheTâche complète
  • Nombre de postes vacants1
  • Type de contratCDI
  • NationalitéAvoir la nationalité luxembourgeoise
  • Catégorie de métiersPopulation, Défense et Sécurité
  • Réf.E00009859

Qui recrute ?

Ministère de la Sécurité intérieure
Service de Police Judiciaire

Missions

  • Assurer un accueil physique et téléphonique;
  • Gérer les courriers et les dossiers:
    • réceptionner, rédiger et transmettre les courriers;
    • trier et organiser le classement et l’archivage de documents et dossiers.
  • Effectuer la gestion de la messagerie électronique;
  • Gérer les rendez-vous / agendas professionnels du service respectivement du supérieur hiérarchique;
  • Préparer et/ou rédiger le courrier à signer par le supérieur hiérarchique;
  • Organiser le volet administratif et logistique des voyages de service du supérieur hiérarchique et /ou des membres de l’unité (p.ex. feuilles de route, réservations vols et hôtels);
  • Préparer les réunions (p.ex. préparer OJ, les documents de travail, réservation salle de réunion, etc.);
  • Assurer la prise de notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus;
  • Apporter un appui rédactionnel et assister le supérieur hiérarchique et les autres services dans l’exécution de leurs missions;
  • Assurer le rôle d’intermédiaire entre le supérieur hiérarchique (respectivement la direction) et les autres services internes / externes;
  • Contrôler et saisir les données dans les bases de données;
  • Assurer la mise à jour des listings (p.ex. plans de service, formation continue, permanence, service huissiers, charroi, etc.);
  • Gérer certains droits d’accès (p.ex. armoire intelligente, cartes LUXTRUST, cartes d’accès PGD, etc.);
  • Etablir des statistiques;
  • Compiler et mettre à jour la documentation interne ;
  • Préparer des notes internes;
  • Retranscription de documents ou autres;
  • Commander les fournitures de bureau et en tenir l'inventaire;
  • Participer à l’organisation de certains évènements (p.ex. festivités, stages, etc.);
  • Effectuer des recherches (p.ex. Internet, LEGILUX, bases de données, etc.).

Profil

Compétences techniques

  • Savoir utiliser les outils informatiques Microsoft Office;
  • Savoir prendre des notes et rédiger des comptes rendus;
  • Bonnes capacités rédactionnelles.

Compétences comportementales

  • Planifier et organiser;
  • Suivre les instructions et procédures;
  • Avoir le sens des responsabilités;
  • Etre autonome et initier l’action;
  • Etre orienté citoyen/client;
  • Savoir communiquer;
  • Travailler en équipe;
  • Etre diplomate;
  • Etre discret;
  • Etre disponible;
  • Savoir s’adapter.

Atouts

  • Une expérience dans le domaine du secrétariat constitue un avantage.

Conditions d’admission

Diplôme

Vous êtes titulaire soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat d’études reconnues équivalentes.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe d’indemnité B1.

Obtenez plus de détails sur les conditions d’admission des employés de l’Etat.

Documents à fournir

Lettre de motivation pour le poste brigué, copie du diplôme et CV renseignant les informations suivantes :

  • nom(s) et prénom(s);
  • numéro d’identification (càd. le numéro de matricule nationale ou, à défaut, la date de naissance);
  • nationalité;
  • adresse électronique;
  • liste des établissements d’enseignement fréquentés et leur pays d’implantation (veuillez indiquer le nom complet des établissements, les abréviations n'étant pas permises);
  • diplômes (veuillez indiquer l'intitulé des diplômes);
  • expérience professionnelle;
  • connaissances en langues parlées et écrites.

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courrier postal ou courriel n’étant plus acceptées.

La lettre de motivation, la copie du diplôme et le CV sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).