Gestionnaire administratif de formation (m/f) (réf. E00015094)

Informations générales

  • Statut Employé de l'État
  • Groupe d'indemnité B1
  • Date limite de candidature25/01/2021
  • MinistèreMinistère de l'Éducation nationale, de l'Enfance et de la Jeunesse
  • Administration/OrganismeInstitut de formation de l'Education nationale
  • LieuWalferdange
  • TâcheTâche à temps partiel (60%)
  • Nombre de postes vacants1
  • Type de contratCDI
  • NationalitéÊtre ressortissant UE
  • Catégorie de métiersAffaires générales
  • Réf.E00015094

Qui recrute ?

Institut de formation de l'Education nationale

Missions

  • Assurer la gestion administrative des formations:
    • Réviser les descriptifs de formation;
    • Saisir les données administratives (code, séances, etc.) et publier en ligne les formations;
    • Assurer le suivi des formations (validation, annulation) et leur organisation pratique;
    • Assurer la réservation de l'hébergement des formateurs;
    • Assurer la réservation de salles des formations externes;
    • Assurer la gestion des dossiers dans le cadre des formations externes (constitution des dossiers, transmission);
    • Assurer la gestion des questionnaires d'évaluation (édition, mise à disposition, traitement brut, transfert).
  • Assurer la gestion administrative des inscriptions:
    • Gérer les inscriptions;
    • Assurer le suivi des inscriptions (validation, refus, gestion de la liste d'attente, désinscription, relance);
    • Assurer la gestion des présences/absences;
    • Assurer la gestion des attestations de participation et/ou des certificats de réussite.
  • Assurer la gestion des comptes applicatifs:
    • Gérer les comptes « Formateur » et « Participant » (traitement des demandes, validation, mise à jour et suivi personnalisé le cas échéant).
  • Assurer le suivi administratif des parcours de stage:
    • Assurer le suivi du dossier de chaque stagiaire (dispense, réduction, interruption, parcours individuel, archivage).
  • Assurer l'organisation d'examens dans le cadre du stage:
    • Gérer l’inscription des candidats et leur convocation;
    • Mettre en forme les questionnaires d'examen;
    • Organiser les épreuves et veiller au leur bon déroulement;
    • Assurer le suivi des examens (remise des copies aux évaluateurs, réception des copies corrigées, saisie des résultats, archivage des copies, communication des résultats);
    • Compiler les notes pour la commission de validation.
  • Assurer un accueil auprès des participants et des formateurs:
    • Conseiller, orienter et clarifier selon les besoins exprimés.
  • Assurer la gestion des demandes de participation aux frais d'inscription:
    • Enregistrer, traiter et assurer le suivi des demandes de participation aux frais d’inscription.
  • Contribuer à l’évolution du dispositif et à la gestion de la qualité:
    • Veiller au respect des procédures liées à l’exercice de la fonction;
    • Contribuer à l’évolution des procédures liées à l’exercice de la fonction.

Profil

Compétences techniques

  • Compétences métiers:
    • Législations et réglementation
      • Savoir appliquer la législation et la règlementation de l'administration concernée
    • Procédures internes/méthodologie
      • Connaître et savoir appliquer les procédures et processus en place relevant de l’exercice de la fonction
      • Connaître et savoir appliquer les règles établies au sein de l'administration en matière de protection des données
      • Connaître l'organisation ainsi que les procédures et processus relevant de l'administration
      • Connaître la charte d'accueil et les engagements pris dans ce domaine par l'administration
    • Aptitudes techniques
      • Communiquer de manière à s'adapter à ses interlocuteurs, au contexte et à l'objectif des informations à transmettre
      • Posséder les compétences théoriques et pratiques pour garantir, selon ses attributions, une gestion et une organisation efficace des formations programmées
      • Savoir appliquer les règles de l'accueil physique et téléphonique
  • Compétences support:
    • Applications bureautiques:
      • Savoir utiliser les produits de MS Office.
    • Logiciels spécifiques:
      • Savoir appliquer les outils de la gestion électronique des documents;
      • Savoir utiliser les autres logiciels et progiciels spécifiques mis en place dans l'administration et nécessaires à l'exercice de la fonction.
    • Matériel et outillage:
      • Savoir utiliser le matériel, les outils et l'outillage à disposition dans l'administration susceptibles d'être utilisés dans l'exercice de la fonction.

Compétences comportementales

  • Intégrer l'information : vous établissez des liens entre diverses données, vous concevez des alternatives et vous dégagez les conclusions adéquates;
  • Résoudre des problèmes : vous traitez les problèmes de manière autonome, vous cherchez des alternatives et vous mettez en œuvre les solutions;
  • Soutenir : vous soutenez vos collègues et vous exercez un rôle d’exemple;
  • Agir de manière orientée service : vous accompagnez des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, en leur fournissant un service personnalisé;
  • Faire preuve de fiabilité : vous agissez de manière intègre, conformément aux attentes de l'organisation, vous respectez la confidentialité et vous évitez toute forme de partialité;
  • S'auto-développer : vous planifiez votre développement en fonction de vos possibilités et vos intérêts, en remettant en question de façon critique votre propre fonctionnement et en vous enrichissant continuellement par de nouvelles idées et compétences;
  • Atteindre les objectifs : vous vous impliquez et démontrez de la volonté afin de générer des résultats et vous assumez la responsabilité de la qualité des actions entreprises.
  • Faire preuve de fiabilité : vous agissez de manière intègre, conformément aux attentes de l'organisation, vous respectez la confidentialité et vous évitez toute forme de partialité;
  • S'auto-développer : vous planifiez votre développement en fonction de vos possibilités et vos intérêts, en remettant en question de façon critique votre propre fonctionnement et en vous enrichissant continuellement par de nouvelles idées et compétences.
  • Atteindre les objectifs : vous vous impliquez et démontrez de la volonté afin de générer des résultats et vous assumez la responsabilité de la qualité des actions entreprises.

Conditions d’admission

Poste d'employé de l'État

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité B1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

Documents à fournir

Lettre de motivation, copie du diplôme et CV renseignant les informations suivantes:

  • Nom(s) et prénom(s)
  • Numéro d’identification (càd. le numéro de matricule nationale ou, à défaut, la date de naissance)
  • Nationalité
  • Adresse électronique
  • Liste des établissements d’enseignement fréquentés et leur pays d’implantation (veuillez indiquer le nom complet des établissements, les abréviations n'étant pas permises)
  • Diplômes (veuillez indiquer l'intitulé des diplômes)
  • Expérience professionnelle
  • Connaissances en langues parlées et écrites

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n’étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).