Secrétaire (m/f) (réf. 9112)

Informations générales

  • Statut Fonctionnaire
  • Groupe de traitement C1
  • Date limite de candidature30/11/2018
  • Administration/OrganismePolice Grand-Ducale
  • LieuDiekirch
  • TâcheTâche complète
  • Nombre de postes vacants1
  • NationalitéAvoir la nationalité luxembourgeoise
  • Catégorie de métiersAffaires générales
  • Réf.F00009112

Qui recrute ?

Police Grand-Ducale
-Service Regional de Police de la route

Missions

Tâches de secrétariat (en fonction de l’unité structurelle certaines tâches ci-jointes peuvent être assumées par un autre service):

  • Assurer un accueil physique et téléphonique;
  • Gérer les courriers et les dossiers:
    - réceptionner, rédiger et transmettre les courriers;
    - assurer le suivi des dossiers;
    - trier et organiser le classement et l’archivage de documents et dossier ;
  • Effectuer la gestion de la messagerie électronique;
  • Gérer les rendez-vous / agendas professionnels du service respectivement du supérieur hiérarchique;
  • Préparer et/ou rédiger le courrier à signer par le supérieur hiérarchique;
  • Organiser le volet administratif et logistique des voyages de service du supérieur hiérarchique et /ou des
    membres de l’unité (p.ex. feuilles de route, réservations vols et hôtels) ;
  • Préparer les réunions (p.ex. , les documents de travail, réservation salle de réunion, etc.);
  • Assurer la prise de notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus;
  • Apporter un appui rédactionnel et assister le supérieur hiérarchique et les autres services dans l’exécution
    de leurs missions;
  • Assurer le rôle d’intermédiaire entre le supérieur hiérarchique (respectivement la direction) et les autres
    services internes / externes;
  • Contrôler et saisir les données dans les bases de données (p.ex. EXCEL, SAP…);
  • Assurer la mise à jour des listings (p.ex. plans de service, formation continue, permanence, service
    huissiers, charroi, etc.);
  • Gérer certains droits d’accès;
  • Etablir des statistiques;
  • Compiler et mettre à jour la documentation interne;
  • Préparer des notes internes;
  • Retranscription de documents ou autres;
  • Commander les fournitures de bureau et en tenir l'inventaire;
  • Participer à l’organisation de certains évènements (p.ex. festivités, stages, etc.);
  • Effectuer des recherches (p.ex. Internet, LEGILUX, bases de données, …).

Profil

Compétences techniques

  • Connaissances linguistiques orales : luxembourgeois, français, allemand et anglais;
  • Bonnes connaissances linguistiques écrites ; français et allemand;
  • Connaissances des prescriptions de service (chapitres Ressources humaines, Logistique, Formation, Organisation et Fonctionnement, Allgemeine  Anweisungen bei Dienstkorrespondenzen);
  • Bonnes connaissances des modes de fonctionnement et d’organisation de la PGD.

Compétences comportementales

  • Suivre les instructions et procédures;
  • Avoir le sens des responsabilités;
  • Etre autonome et initier l’action;
  • Etre orienté citoyen/client;
  • Ecrire et rédiger;
  • Transmettre des informations;
  • Travailler en équipe;
  • Etre diplomate;
  • Etre discret;
  • Etre disponible;
  • S’adapter.

Conditions d’admission

Le poste est réservé aux lauréats de l’examen-concours.

Les candidats ayant réussi à la partie générale de l’examen-concours restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen).

Les candidats postulant au poste vacant devront participer à une épreuve spéciale organisée par l’administration qui recrute.

Diplômes

Vous avez suivi avec succès l’enseignement des 5 premières années d’études dans un établissement d’enseignement secondaire ou vous avez réussi le cycle moyen de l’enseignement secondaire technique soit du régime technique, soit du régime de la formation du technicien ou vous avez obtenu le diplôme d’aptitude professionnelle ou vous pouvez présenter une attestation portant sur des études reconnues équivalentes.

Nationalité

Vous êtes de nationalité luxembourgeoise.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe de traitement C1.

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Documents à fournir

Lettre de motivation pour le poste brigué, lettre de réussite à l’examen-concours, copie du diplôme et CV renseignant les informations suivantes :

  • nom(s) et prénom(s);
  • numéro d’identification (càd. le numéro de matricule nationale ou, à défaut, la date de naissance);
  • nationalité;
  • adresse électronique;
  • liste des établissements d’enseignement fréquentés et leur pays d’implantation (veuillez indiquer le nom complet des établissements, les abréviations n'étant pas permises);
  • diplômes (veuillez indiquer l'intitulé des diplômes);
  • expérience professionnelle;
  • connaissances en langues parlées et écrites.

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courrier postal ou courriel n’étant plus acceptées.

La lettre de motivation, la lettre de réussite à l’examen-concours, la copie du diplôme et le CV sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).