Membre du secrétariat (m/f) (réf. F00013678)

Informations générales

  • Statut Fonctionnaire
  • Groupe de traitement B1
  • Date limite de candidature07/08/2020
  • MinistèreMinistère de la Sécurité intérieure
  • Administration/OrganismePolice Grand-Ducale
  • LieuLuxembourg
  • TâcheTâche complète
  • Nombre de postes vacants1
  • NationalitéÊtre ressortissant UE
  • Catégorie de métiersPersonnel et Organisation
  • Réf.F00013678

Qui recrute ?

Police Grand-Ducale-Ecole de Police

Missions

  • Assurer un accueil physique et téléphonique;
  • Gérer les courriers et les dossiers:
  • Réceptionner, rédiger et transmettre les courriers;
  • Assurer le suivi des dossiers dans le logiciel CORRES;
  • Trier et organiser le classement et l’archivage de documents et dossiers;
  • Effectuer la gestion de la messagerie électronique;
  • Gérer les rendez-vous / agendas professionnels du service respectivement du supérieur hiérarchique;
  • Préparer et/ou rédiger le courrier à signer par le supérieur hiérarchique;
  • Organiser le volet administratif et logistique des voyages de service du supérieur hiérarchique et /ou des membres de l’unité (p.ex. feuilles de route, réservations vols et hôtels);
  • Préparer les réunions (p.ex. préparer OJ, les documents de travail, réservation salle de réunion, etc.);
  • Assurer la prise de notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus;
  • Apporter un appui rédactionnel et assister le supérieur hiérarchique et les autres services dans l’exécution de leurs missions;
  • Assurer le rôle d’intermédiaire entre le supérieur hiérarchique (respectivement la direction) et les autres services internes / externes;
  • Assurer la mise à jour des listings (p.ex. plans de service, formation continue, permanence, service huissiers, charroi, etc.);
  • Etablir des statistiques;
  • Compiler et mettre à jour la documentation interne;
  • Préparer des notes internes;
  • Retranscription de documents ou autres;
  • Commander les fournitures de bureau et en tenir l'inventaire;
  • Participer à l’organisation de certains évènements;
  • Tâches spécifiques pour le secrétariat de l’Ecole de police:;
  • Encadrer les candidats en formation de base dans le cadre de l’exécution de leur formation;
  • Organiser les formations pratiques (rédiger note, prendre contact avec les unités, etc.);
  • Dispenser des cours dans le cadre de la formation de base;
  • Participer en tant secrétaire aux commissions d’examen.

Profil

Compétences techniques

  • Savoir utiliser les outils informatiques Microsoft Office (Word, Excel et Outlook);
  • Savoir prendre des notes et rédiger des comptes rendus;
  • Savoir effectuer des recherches (Internet, LEGILUX, bases de données, etc.);
  • Disposer de bonnes capacités rédactionnelles.

Compétences comportementales

  • Planifier et organiser;
  • Suivre les instructions et procédures;
  • Avoir le sens des responsabilités;
  • Etre autonome et initier l’action;
  • Etre orienté citoyen/client ;Transmettre des informations;
  • Travailler en équipe;
  • Etre diplomate;
  • Etre discret;
  • Etre disponible;
  • S’adapter.

Conditions d’admission

Le poste est réservé aux lauréats de l’examen-concours

Les candidats ayant réussi à la partie générale de l’examen-concours restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Les candidats postulant au poste vacant devront participer à une épreuve spéciale organisée par l’administration qui recrute. Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe de traitement B1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

Documents à fournir

Lettre de motivation, copie du diplôme, lettre de réussite à l’examen-concours (document complet avec le relevé des notes par test et les annexes) et CV renseignant les informations suivantes:

  • Nom(s) et prénom(s)
  • Numéro d’identification (càd. le numéro de matricule nationale ou, à défaut, la date de naissance)
  • Nationalité
  • Adresse électronique
  • Liste des établissements d’enseignement fréquentés et leur pays d’implantation (veuillez indiquer le nom complet des établissements, les abréviations n'étant pas permises)
  • Diplômes (veuillez indiquer l'intitulé des diplômes)
  • Expérience professionnelle
  • Connaissances en langues parlées et écrites

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n’étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).