Délégué à l'archivage (m/f) (réf. F00015865)

Informations générales

  • Statut Fonctionnaire
  • Groupe de traitement A1
  • Date limite de candidature21/05/2021
  • MinistèreMinistère des Affaires étrangères et européennes
  • Administration/OrganismeArmée
  • LieuCaserne Grand-Duc Jean à Diekirch
  • TâcheTâche complète
  • Nombre de postes vacants1
  • NationalitéAvoir la nationalité luxembourgeoise
  • Catégorie de métiersTechnologies de l'information et de la communication
  • Réf.F00015865

Qui recrute ?

Armée

Missions

  • Volet “coordination”:
    • Coordination avec les entités de l’Armée sur tous les points relatifs à l’archivage;
    • Implication dans les projets d’Information Management;
    • Point de contact principal pour les sous-traitants impliqués dans les solutions d’archivage;
    • Point de contact pour les ANL (Archives Nationales de Luxembourg);
    • Point de contact pour les responsables du Musée National d’Histoire Militaire;
    • Prendre les décisions dans le domaine de l’archivage en coordination avec le délégué à la protection des données.
  • Volet “gestion d’équipe”:
    • Collaborer avec toutes les équipes impliquées dans les solutions d’archivage;
    • Encadrer l’assistant archiviste (civil poste C1).
  • Volet “métier”:
    • Capacité à analyser les documents, physique et électroniques, et à les associer aux branches du tableau de tri;
    • Analyser les documents arrivés en fin de durée d’utilité administrative afin de les orienter soit vers le versement aux ANL, soit vers la destruction, soit vers le Musée National d’Histoire Militaire;
    • Collaborer au projet de refonte des répertoires informatique et de l’intranet de l’Armée, en prenant en charge le volet archivage;
    • Collaborer avec le Responsable Communication pour proposer des articles « histoire de l’Armée »;
    • Assurer le relais avec le chef d’administration pour toutes les problématiques ayant trait à l’archivage;
    • Suivre les évolutions de la loi sur l’archivage et identifier les évolutions nécessaires pour une mise en conformité;
    • Assurer la destruction d’archives publiques selon les dispositions du tableau de tri;
    • S’assurer que les locaux de stockage et leurs équipements sont conformes aux règles de conservation;
    • Assurer la fonction de délégué à l’archivage de l’Armée.
  • Volet “budgétaire”:
    • Etablir la proposition budgétaire dans le domaine de l’archivage en identifiant les besoins relatifs à la gestion des archives.
  • Volet “administratif”:
    • Pratique et expérience rédactionnelle des procédures, notices et des données pour la modélisation de processus et de bases de données;
    • Avoir de bonnes compétences organisationnelles et administratives, y compris la capacité de maintenir les dossiers à jour;
    • Avoir la capacité de suivre et de surveiller les processus et les procédures complexes.
  • Volet “communication”:
    • Créer une relation de confiance avec les secrétariats des unités, ainsi qu’avec les fournisseurs impliqués dans la gestion des archives;
    • Préparer et animer des formations sur l’archivage;
    • Bonne capacités rédactionnelles.
  • Volet “qualité”:
    • Avoir la capacité de résoudre des problèmes et de proposer des solutions dans le cadre de la gestion des archives;
    • Avoir la capacité de travailler sous pression et de respecter des délais,
    • Être capable de travailler avec précision et avec le souci du détail.
  • Autres:
    • Assurer la suppléance de ses collègues en cas de nécessité;
    • Effectuer toute autre tâche confiée par son supérieur hiérarchique dans l'intérêt du service

Profil

Compétences techniques

  • Bonnes connaissances des normes en matière de gestion de documents et d’archivage;
  • Intérêt pour les technologies de l’archivage;
  • Maîtrise des techniques de l’archivage et du classement (encodage);
  • Bonnes connaissances dans l'utilisation des systèmes de GED et de l’archivage électronique;
  • Connaissance des techniques de conservation;
  • Maîtrise des outils bureautiques usuels (MS Office, MS Outlook);
  • Capacités rédactionnelles.

Compétences comportementales

  • Autonomie et sens de l'organisation;
  • Esprit d’analyse et de synthèse;
  • Capacité de travailler en équipe;
  • Rigueur et sens de la responsabilité;
  • Esprit d’initiative et orientation vers les résultats;
  • Précision et sens du détail;
  • Aisance relationnelle, adaptabilité et réactivité.

Atouts

  • Connaissance de la gestion des documents en conformité avec la réglementation RGPD;
  • Connaissance du contexte légal et politique luxembourgeois;
  • Intérêt marqué pour l’histoire militaire.

Conditions d’admission

Le poste est réservé aux lauréats de l’examen-concours

Les candidats ayant réussi à la partie générale de l’examen-concours restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Les candidats postulant au poste vacant devront participer à une épreuve spéciale organisée par l’administration qui recrute. Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État.

Diplômes

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’Etat du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un master ou de son équivalent.

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe de traitement A1.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.

Documents à fournir

Lettre de motivation, copie du diplôme, lettre de réussite à l’examen-concours (document complet avec le relevé des notes par test et les annexes) et CV renseignant les informations suivantes:

  • Nom(s) et prénom(s)
  • Numéro d’identification (càd. le numéro de matricule nationale ou, à défaut, la date de naissance)
  • Nationalité
  • Adresse électronique
  • Liste des établissements d’enseignement fréquentés et leur pays d’implantation (veuillez indiquer le nom complet des établissements, les abréviations n'étant pas permises)
  • Diplômes (veuillez indiquer l'intitulé des diplômes)
  • Expérience professionnelle
  • Connaissances en langues parlées et écrites

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n’étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).