Gestionnaire administratif au sein du Secrétariat général (m/f) (réf. E00029469) (réf. F00029468)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• La mission principale du titulaire du poste du gestionnaire administratif est de gérer et d’assurer l’exécution des tâches administratives, d’assister le coordinateur, afin d’assurer le bon fonctionnement du Secrétariat général.

• Au sein du Secrétariat général du Ministère de la Santé et de la Sécurité sociale, vous serez principalement en charge:
  • Du secrétariat de la Commission de surveillance;
  • De la préparation de documents : recherche, rédaction, veille, suivi, révision et mise en forme de documents officiels tels que des rapports, des notes de service, des courriers et des présentations;
  • De la coordination de réunions : planification logistique des réunions, y compris la réservation de salles, la distribution de l'ordre du jour et la prise de notes lors des réunions;
  • De la gestion de dossiers : organiser et gérer les dossiers électroniques et physiques, en veillant à ce qu'ils soient accessibles et à jour.

• Vous assisterez également:
  • A la préparation et au suivi des travaux des organes de gouvernance du ministère;
  • Au dispatching, au suivi et à la supervision du courrier entrant et du courrier sortant;
  • A la gestion du suivi des questions parlementaires, pétitions et motions;
  • Au suivi administratif des relations institutionnelles et interministérielles;
  • Au suivi administratif de la procédure législative et réglementaire;
  • A à la coordination du M3S;
  • A des réunions en vue de la rédaction des procès-verbaux de ces réunions;
  • A la gestion de la procédure de nomination des agents représentant le M3S dans les groupes de travail prévus par les lois et règlements;
  • A la gestion des délégations de signature au sein du M3S;
  • A la gestion du secrétariat de la Commission de nomenclature.

Profil

Compétences techniques

• Connaissances générales des techniques de gestion administrative et de secrétariat;
• Bonnes capacités d’analyse et esprit de synthèse;
• Bonne expression orale et écrite dans les langues administratives;
• Maîtrise des outils informatiques courants.

Compétences comportementales

• Capacité d’organisation, avec une attention particulière accordée au détail et à l’exactitude;
• Aisance à organiser ses tâches et respect des délais;
• Sens de la confidentialité et de la discrétion;
• Sens de l’initiative, des responsabilités et des priorités;
• Attitude responsable et accueillante;
• Approche dynamique, proactive et autonome;
• Disponibilité et flexibilité.

Atouts

• Connaissances sur l’organisation et le fonctionnement de l’Etat et des établissements publics;
• Expérience préalable dans une fonction comparable, auprès de l’Etat ou d’une entité privée;
• Formation supplémentaire préparant au poste visé (p.ex. BTS ou formation continue).

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.

Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l’EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État ainsi que sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’Etat du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un bachelor ou de son équivalent.

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe A2. Une dispense de deux des trois langues administratives peut être accordée sous certaines conditions.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.

Documents à fournir

Lettre de motivation, copie du diplôme, lettre de réussite à l’épreuve d’aptitude générale (uniquement pour le statut du fonctionnaire : joindre le document complet avec le relevé des notes par test et les annexes) et CV renseignant les informations suivantes:

• Nom(s) et prénom(s)
• Numéro d’identification (càd. le numéro de matricule nationale ou, à défaut, la date de naissance)
• Nationalité
• Adresse électronique
• Liste des établissements d’enseignement fréquentés et leur pays d’implantation (veuillez indiquer le nom complet des établissements, les abréviations n'étant pas permises)
• Diplômes (veuillez indiquer l'intitulé des diplômes)
• Expérience professionnelle
• Connaissances en langues parlées et écrites

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n’étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).