Agent d'accueil (m/f) (réf. F00029471)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• L’agent aura pour mission principale d’accueillir, renseigner et orienter les visiteurs et fournir le support matériel nécessaire au bon déroulement des réunions et des activités principales de l'administration afin d'offrir un soutien efficace et de qualité aux utilisateurs internes et externes et :
  • Assurer la gestion de la réception et de l’accueil et orienter les demandes émanant de l'extérieur vers le service interne compétent;
  • Assurer le traitement, l’encodage et la distribution du courrier interne et externe pour l’ALVA;
  • Gérer les salles de réunion et de conférences et veiller à la mise à disposition des salles de réunion conformément aux demandes formulées;
  • Gérer et organiser les adresses email de l’ALVA;
  • Effectuer le classement de documents, ainsi que des fichiers et des listes de données et veiller à leur accessibilité;
  • Encoder et importer des données dans des fichiers ou des bases de données et en assurer le contrôle, imprimer et diffuser les listes des données importées;
  • Participer au bon déroulement d'activités prévues dans les missions de l'administration.

Profil

Compétences techniques

• Disposer de notions de base concernant la législation et la réglementation du domaine de l’ALVA;
• Savoir travailler avec Word et Outlook;
• Savoir appliquer les règles de l'accueil physique et téléphonique;
• Connaître le fonctionnement et l'organisation interne de l'administration ainsi que l'organigramme avec les différents services et attributions du personnel.

Compétences comportementales

• Flexibilité et motivation;
• Bon esprit d'équipe;
• Proactivité;
• Capacité d'adaptation, d'initiative et d'autonomie.

Atouts

• Maîtrise de la plateforme d’échange SharePoint;
• Maîtrise parfaite des trois langues administratives et bonnes connaissances de la langue anglaise;
• Expérience dans le domaine administratif et/ou secrétariat.

Conditions d’admission

Le poste est réservé aux lauréats de l’examen-concours

Les candidats ayant réussi à la partie générale de l’examen-concours restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Les candidats postulant au poste vacant devront participer à une épreuve spéciale organisée par l’administration qui recrute. Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État.

Diplômes

Vous avez suivi avec succès l’enseignement des cinq premières années d’études dans un établissement d’enseignement secondaire ou avoir réussi le cycle moyen de l’enseignement secondaire technique soit du régime technique, soit du régime de la formation du technicien ou vous avez obtenu le diplôme d’aptitude professionnelle ou vous pouvez présenter une attestation portant sur des études reconnues équivalentes.

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe de traitement C1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

Documents à fournir

Lettre de motivation, copie du diplôme, lettre de réussite à l’examen-concours (document complet avec le relevé des notes par test et les annexes) et CV renseignant les informations suivantes:

• Nom(s) et prénom(s)
• Numéro d’identification (càd. le numéro de matricule nationale ou, à défaut, la date de naissance)
• Nationalité
• Adresse électronique
• Liste des établissements d’enseignement fréquentés et leur pays d’implantation (veuillez indiquer le nom complet des établissements, les abréviations n'étant pas permises)
• Diplômes (veuillez indiquer l'intitulé des diplômes)
• Expérience professionnelle
• Connaissances en langues parlées et écrites

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n’étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).