La Police se dotera prochainement d’un portail web interne bâti à l’aide des compétences de tous les services. Cet outil va faciliter la vie des agents et ouvrir de nouvelles perspectives dans une Fonction publique en perpétuel mouvement. Joignons-nous à la conversation.
La transition numérique est en marche à la Police. Un nouveau portail intranet se construit et centralisera tous les outils nécessaires au travail des 3.100 membres des forces de l’ordre. Une équipe multidisciplinaire issue de différents services rend cette évolution possible. Assistons à une conversation à ce sujet entre Lisa, Vincent, Marco, Frank, Salvatore, Eric, Miguel, João et Jean.
Chaque service a convoqué ses compétences pour franchir ce cap du numérique. Des personnes d’expériences diverses et d’horizons variés ont participé à des ateliers pour construire un outil innovant qui améliorera considérablement l'accès à l'information des agents. Immergeons-nous dans cette ruche en constant bourdonnement pour en apprendre davantage sur ce projet !
Mieux collaborer pour encore mieux servir le citoyen
Optimiser la communication interne et la collaboration, augmenter la productivité inter-système et inter-équipe et soutenir une main-d’œuvre complexe et diversifiée : voici les trois axes autour desquels a été bâti ce nouvel outil qui doit simplifier la vie du policier et augmenter la qualité au service du citoyen.
Lisa Waldbillig, Cheffe de projet et commissaire divisionnaire
« Ce projet est né d'une réelle synergie d'équipe, illustrant parfaitement comment une collaboration étroite peut aboutir à des solutions innovantes.
Les policiers font un travail difficile tous les jours et améliorer leurs conditions de travail via ce projet de digitalisation est vraiment une fierté pour notre grande équipe.
Dès le départ, nous avons privilégié une démarche participative, impliquant des ateliers et des sondages auprès des membres de la Police pour saisir au mieux leurs besoins quotidiens. Du cadre civil au cadre policier, cette approche collaborative a été cruciale pour élaborer une vision cohérente du projet, aboutissant à la création d'un cahier des charges détaillé qui tient compte des préoccupations de chacun.
L'introduction de cet intranet va au-delà de la simple technologie. Elle marque une évolution significative dans nos pratiques de travail, en favorisant une communication fluide et en simplifiant le partage d'informations essentielles à la mission policière. Plus qu'un outil, c'est le reflet d'un travail d'équipe où chaque voix a été écoutée et chaque contribution valorisée, illustrant l'effort collectif qui a mené à ce résultat. »
Jean Duquennois, IT Project Manager
« L’une des façons de faire ce travail ensemble a été de mettre en place des comités de pilotage où je participe activement, tout comme d'autres membres de l'équipe. Par ailleurs, je gère le côté technique pour épauler Lisa dans l'ensemble du projet.
Mon rôle est d'identifier les risques et de proposer des solutions. Notre portail permet vraiment des gains de productivité importants ce qui permet à nos agents de pouvoir se concentrer davantage sur leurs tâches à plus haute valeur ajoutée pour le service au citoyen.
L'un des défis de ce projet est de veiller à ce que le policier ait la bonne information au bon moment, que ce soit en mode mobile ou au bureau, pour assurer sa mission de façon efficace, notamment grâce à un moteur de recherche performant et des filtres efficaces qui permettent de personnaliser l’outil, précise Jean.
Vincent Steines, Expert en organisation
« En plus du moteur de recherche, on a travaillé à tout rendre le plus fonctionnel possible. C'est ma mission sur ce projet, ainsi que de superviser les consultants externes. Nos efforts communs visent à rendre l'outil aussi performant que possible, pour centraliser les communications d’une façon simple et structurée, et ainsi diminuer la charge administrative. »
Eric Steffen, Content manager, Webmaster
« On utilise des technologies de pointe qui sont toutes basées sur des technologies du web et sur les meilleurs principes de navigation sur internet, car, l'interface est conçue pour être immédiatement familière à quiconque utilise régulièrement Internet. L'expérience utilisateur est la clé du succès de ce genre de portail. »
Projet évolutif et recrutement perpétuel
La digitalisation, en simplifiant les procédures, vise à augmenter la présence policière sur le terrain pour mieux accompagner le citoyen, sans pour autant parasiter le dialogue, qui reste un must, ni entraîner de restructuration, car la fonction policière est appelée à se réinventer face aux nouveaux défis. Le portail nouvellement créé, conçu pour s'adapter et s'améliorer continuellement grâce aux statistiques et aux retours d'utilisateurs, accompagne cette dynamique de transformation.
Eric Steffen
« Avec toute l'équipe autour de la table, nous continuons le travail au cours des prochaines années. Le projet ne s’arrête pas avec la livraison. Je le vois comme évolutif. Nous tiendrons compte des statistiques et du feedback des utilisateurs. Le spectre est large. Le portail s’adresse à la police judiciaire, à la police administrative ainsi qu’aux équipes de support. Bref, à des acteurs qui ont une approche différente. Ce qui ne fonctionnera pas bien, on le changera. »
Salvatore Mazzei, Responsable de l’exploitation
« De nouveaux projets informatiques et infrastructures sont aussi dans les pipelines. De ma position — mes tâches impliquent la coordination entre les différentes équipes techniques de l’exploitation — je vois que nous aurons besoin de renfort bientôt. Il est indispensable de compléter nos équipes avec des talents qui représentent un véritable soutien dans notre quotidien. »
Vincent Steines
« C’est important, car le succès du projet est fortement lié à l'esprit d'équipe. Grâce aux différentes compétences, le projet a avancé techniquement, fonctionnellement, visuellement, graphiquement et en termes de communication interne. Cette panoplie est le reflet de la Police et assure le succès de cet outil. »
Marco Coutinho da Fraga, Ingénieur informaticien
« La Police a un besoin incessant de nouveaux collaborateurs et cette demande sera toujours importante. N’oublions pas que nous assurons un service 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. La recherche de talents est permanente. On propose un catalogue de services et de challenges intéressants. »
Lisa Waldbillig
« La digitalisation ne remplace pas les gens ! Bien au contraire. On doit continuer les efforts de recrutement pour le cadre policier. Mais nous avons aussi un réel besoin de renforcer nos services ICT1, qui ont ce challenge de répondre, avec des solutions digitales dans un environnement technique hautement sécurisé, à des besoins et exigences d’un métier complexe. »
Frank Stoltz, Directeur de la communication
« Le risque d’un tout digital n’existe effectivement pas. Notre administration travaille toujours sur base de briefings obligatoires en présentiel pour informer tout le monde. C’est une administration qui fonctionne aussi par radio, par téléphone, afin de transmettre une information directe et rapide. Nous rassemblons par ailleurs régulièrement nos membres dans le cadre de forums pour discuter en présentiel de différents sujets et nous avons mis en place un réseau d’ambassadeurs du changement qui veilleront à communiquer certains sujets aux membres de notre administration. Le nouveau portail est un élément crucial dans le cadre de notre stratégie de communication interne, mais pas le seul. »
Un enthousiasme communicatif
Les différents services qui œuvrent au bon fonctionnement de la Police au quotidien ont mutualisé leur expertise pour bâtir un nouvel outil. Ce travail de longue haleine fait souffler un vent de fraîcheur et de dynamisme sur les équipes.
Lisa Waldbillig
« La force de ce projet, c’est le rassemblement des compétences et des expériences personnelles. Nous faisons vivre les valeurs de la Police en faisant preuve d’engagement commun, de collégialité et de respect envers chacun pour le travail accompli au quotidien. Je trouve que nous avons été exemplaires dans notre communication en équipe, qui a vraiment été une communication bidirectionnelle sur les différents niveaux, telle que le commande la structure de gouvernance de la police. Nous réalisons des efforts ensemble pour faire avancer quelque chose que l’individu ne peut réaliser seul. »
João Freire de Oliveira, Expert en communication
« Je dirais même plus ! On veut être un pays innovant qui n’a pas peur de prendre des risques et de relever de nouveaux challenges. Ce projet est motivant parce qu'il permet d’avoir un service public qui colle à l’image novatrice du pays. Notre nouvel outil sera rapide, efficace, simple, intuitif et nous fera gagner du temps. J’aime être dans l’air du temps. »
Miguel Teixeira da Silva, Graphiste
« Dans mon domaine, le numérique a tout changé. On doit se réinventer constamment pour continuer à évoluer dans ce monde de nouvelles technologies. Sur le portail, je suis garant du bon respect de la charte graphique et, avant l'arrivée d'Eric, j'ai même dessiné les premières maquettes. Il est vrai que ce projet me passionne et me permet d'embrasser pleinement mon époque. »
« Ma fierté, c'est que cet intranet n'est pas qu'un intranet ! C'est aussi un véritable workspace pour augmenter la collaboration et la productivité interéquipes. C'est un espace de travail pour mettre en place des projets dédiés, pour partager des documents, pour travailler en équipe sur des enquêtes, pour simplifier l'accès et l'échange de différentes connaissances qu'on a en interne. Travailler sur ce genre de projet, c’est la raison pour laquelle j’ai rejoint la Fonction publique. », conclut Vincent Steines.
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1 Service Technologies de l'Information et de la Communication