Der luxemburgische Staatsdienst vollzieht den digitalen Wandel im Schnelldurchlauf – durch kompetente Teams und einen partizipativen Ansatz, der alle einbezieht. Werfen wir einen Blick hinter die Kulissen und folgen wir der Unterhaltung.
Im Zentrum für Personalverwaltung und Organisation des Staates (Centre de gestion du personnel et de l'organisation de l'État – CGPO) bringt der digitale Wandel nicht nur gemeinschaftliche Arbeitsmittel hervor, sondern er ermöglicht auch die Digitalisierung von Prozessen und eine Nutzung der HR-Daten, die die Arbeitsweisen völlig verändern. Diesbezüglich findet ein angeregter Austausch zwischen Jérôme, Eric, Sophie, Joëlle, Carine, Mathieu, Patrick, Ludwig und Bob statt.
Im Jahr 2016 arbeitete die Personalverwaltung des Staates (Administration du personnel de l’État – APE), heute unter dem Namen CGPO bekannt, fast noch ausschließlich mit Dokumenten im Papierformat, insbesondere bei der Verwaltung von Einstellungen, Gehältern und Pensionen sowie auch allen anderen HR-Prozessen innerhalb des öffentlichen Dienstes. Wie viel seither passiert ist! Der Wandel – ein Segen! Im Laufe des Gesprächs, das Sie hier verfolgen können, zwischen Kollegen aus der Abteilung Gehälter und Laufbahnen (Rémunérations et carrières) und einem Teil des Teams von Programmierern und Entwicklern, das die neuen digitalen Tools entworfen hat, erfährt man unter anderem, dass die Datenkultur der Schlüssel zur stringenteren Gestaltung der Arbeitsweisen war. Dass spezielle Dienste eingerichtet wurden, um die Organisation und Digitalisierung der Prozesse zu optimieren. Und dass die Digitalisierung Zusammenarbeit, Selbstorganisation und Transparenz gefördert hat.
Tools, die den Alltag verändern
Am Anfang gab es nur ein leeres Blatt Papier. Nach und nach, einer klaren Vision und Strategie folgend, wurden Tools wie MyRH1, DataRH2, eDocs3 oder auch die Toolbox RH4 und die Lösung GPE5 entwickelt, die die Arbeitsweisen, sowie die Prozess- und Verarbeitungsqualität durch die Qualität der Daten grundlegend verbessert haben.
Ludwig Balmer, Abteilungsleiter, Informationstechnologien, Methoden und Statistik (Technologies de l’information, méthodes et statistiques)
Es war sehr motivierend, etwas praktisch von Grund auf neu aufzubauen.
„Nach einer eingehenden Analyse der Bedürfnisse unserer Nutzer, darunter die HR-Teams der Ministerien und Verwaltungen, haben wir mehrere Kompetenzzentren eingerichtet, um die Digitalisierung der Human Resources im öffentlichen Dienst zu steuern. Darunter ein Zentrum für Statistik und prospektive Analysen, das die Ebene der Business Intelligence mit dem Monitoring und der Analyse aller Unternehmensdaten und HR-Prozesse des Staates sicherstellt. Zwei weitere Zentren konzentrieren sich auf die Instrumente zum Management von Einstellungen, Onboarding und Schulungen sowie von HR-Daten, die für die Berechnung von Gehältern, Laufbahnen und Pensionen für alle Staatsbediensteten unerlässlich sind. Um die Optimierung, Automatisierung und Digitalisierung von HR- und Organisationsprozessen kümmert sich das Zentrum, das für Organisation und Governance zuständig ist. Ein letztes Zentrum schließlich ist mit der methodischen und operativen Umsetzung von Erhebungen zur Ermittlung der Erwartungen und Rückmeldungen der Nutzer und Mitarbeiter staatlicher Stellen beauftragt.
Das Ergebnis unseres schnellen Wachstums, gepaart mit dem erweiterten Umfang der digitalen Dienstleistungen des CGPO, ist die Frucht der Kompetenzen, des Fachwissens und der Dynamik unserer Teams. Die in unserer DNA verankerte Kundenperspektive war ausschlaggebend für diesen Erfolg.
In Zahlen ausgedrückt verarbeiten wir monatlich knapp 51.000 Gehaltsabrechnungen (darunter 36.000 für aktive Bedienstete und die übrigen für Pensionäre), mehr als 1.300 Web-Anwendungen zur Digitalisierung von Prozessen und zur Datensammlung über Promet'apps6, sowie mehr als 1.800 Dashboards zur Überwachung und Analyse von Business- und Prozessdaten, sowohl makro- als auch mikroperspektivisch.“
Joëlle Hannen, Abteilungsleiterin, Gehälter und Laufbahnen (Rémunérations et carrières)
„Eines unserer nützlichsten Hilfsmittel ist die Toolbox RH. Auf diesem Weg erreichen uns nun die Anfragen der anderen Verwaltungen oder Ministerien, und wir können sie direkt mithilfe eines elektronischen Aktenverwaltungssystems bearbeiten. Wir sind für das Gehältermanagement in sehr großem Umfang verantwortlich, und solche Tools machen uns natürlich effizienter und transparenter. Wir arbeiten besser zusammen, weil jede Akte bei Bedarf mit allen geteilt wird.“
Sophie Schiltz, Abteilungsleiterin, Gehälter und Laufbahnen (Rémunérations et carrières)
„Wenn ich an die Steuerkarten zurückdenke, die wir zur Zeit in rauen Mengen im Papierformat erhielten, wird mir ganz schwindlig. Da galt es Tausende von Karten manuell zu bearbeiten. Heute bekommen wir eine digitale Datei, die direkt geprüft und in unser System eingespeist wird.“
Eric Mazzone, Bereichsleiter, Kompetenzzentrum Organisation und Governance (Centre de compétences Organisation et gouvernance)
„Es macht mich glücklich, wenn ich sehe, dass sich die Kollegen unsere Tools auf diese Weise zu eigen machen. Unser Bestreben war es immer, digitale Werkzeuge anzubieten, die wirklich nutzerfreundlich sind. Es ging nicht einzig und allein darum, Tausende von Dokumenten zu digitalisieren, sondern auch darum, Arbeitsweisen neu zu erfinden.“
Jérôme Giardot, Technischer Experte/SAP-Entwickler, Kompetenzzentrum SI HR (Centre de compétences SI RH)
„In letzter Zeit vereinfachen wir die Digitalisierung der Schritte zur Meldung von Überstunden und diversen anderen Vergütungen, und zwar über das Portal MyRH1. Das beinhaltet die Nutzung mehrerer Tools, aber die Schnittstelle MyRH bleibt einfach und zentralisiert, sie leitet den Nutzer entsprechend seiner Funktion nahtlos zu allen erforderlichen Tools innerhalb einer einzigen Plattform weiter.“
Mathieu Syben, Bereichsleiter, Kompetenzzentrum Statistik und prospektive Analysen (Centre de compétences Statistiques et prospectives)
„In unseren IT-Abteilungen sehen wir uns als Berater im Dienste der Kollegen, sowohl intern als auch für andere Verwaltungen und Ministerien. Wir versuchen demnach, auf echte technische oder funktionale Bedürfnisse einzugehen. Das hat es beispielsweise ermöglicht, sowohl operative als auch analytische Funktionen in unsere Tools zu integrieren – denn beide Bedürfnisse existieren nebeneinander. So sieht etwa ein Mitarbeiter auf einen Blick, welche Anträge noch in Bearbeitung sind (operativ), während seine Vorgesetzten erkennen können, welche Schritte im Alltag am meisten Zeit in Anspruch nehmen (analytisch).“
Datenkultur als Schlüssel zum Erfolg
In den letzten Jahren ist das CGPO mit voller Wucht in das Datenzeitalter eingetreten. Neue Praktiken der Datenanalyse haben zu einer Optimierung der Arbeitsmittel geführt. Denn wie heißt es so schön: „Daten sind das neue schwarze Gold.“
Bob Gengler, stellvertretender Kabinettschef, Ministerium für den öffentlichen Dienst
„Ausgehend von den Daten, die uns nun in großen Mengen zur Verfügung stehen, und den vielfältigen Analysen, die sie uns ermöglichen, ändern wir unsere Arbeitsweisen. So können wir uns beispielsweise besser auf Gespräche und Verhandlungen vorbereiten, insbesondere im Hinblick auf Tarifvereinbarungen, da wir einen besseren Überblick haben.“
Joëlle Hannen
„Kürzlich, im Zuge des Gesetzentwurfs zur Harmonisierung der unteren Laufbahnen, haben wir die Business-Intelligence-Tools wirklich genutzt, um Datenvisualisierungen zu erstellen, die uns geholfen haben, einen zuverlässigen Überblick über die Situation zu gewinnen. Auch in Gehälterfragen ist es interessant, Zugang zu Monitoring und globalen Statistiken mit klaren Übersichten über Gefälle oder verschiedene Arten der Besoldung zu haben. Bei 36.000 Staatsbediensteten gibt es häufig Änderungen, insbesondere beim Übergang von Teilzeit- auf Vollzeitbeschäftigung oder bei einer Aufgabenerweiterung. Wir nutzen diese Art von Tools, um erforderliche Anpassungen vorzunehmen.“
Mathieu Syben
„Gegenwärtig konzentrieren wir uns auf die Analyse vorhandener Daten und deren Nutzung als solche (Monitoring und zeitliche Analyse). In naher Zukunft werden wir jedoch immer mehr in Richtung prospektive Analysen gehen, um uns die Zukunft auf der Grundlage der uns heute zur Verfügung stehenden Daten vorzustellen.“
Ludwig Balmer
„Seit zwei Jahren sind wir daran interessiert, die Möglichkeiten der künstlichen Intelligenz in unserem operativen Bereich zu erforschen. Unsere Intuition sagt uns, dass sie bei der Verwaltung des HR-Verlaufs von Staatsbediensteten – von deren Einstellung bis zum Eintritt in den Ruhestand – von Vorteil sein könnte. Das gilt es in nicht allzu ferner Zukunft zu beobachten.“
Wie Sie sehen, mangelt es nicht an Herausforderungen. Wenn Sie Lust haben, Teil dieser digitalen Revolution zu werden, sehen Sie alle Stellenangebote ein.
Ganz besonders im Visier: die Profile Data Scientist und Business Analyst.
1 MyRH : Portal mit Tools und Dienstleistungen für Staatsbedienstete und HR-Teams (Employee Self-Service Portal)
2 DataRH : Umgebung, in der die HR-Daten des Staates (Monitoring, Reporting, Dashboards) sowie die Daten des Prozessmonitorings zusammengefasst sind
3eDocs : Lösung für die elektronische Dokumentenverwaltung, die sämtliche Personalakten der Staatsbediensteten enthält
4 Toolbox RH : Lösung für das HR-Management zwischen dem CGPO und den HR-Teams der Verwaltungen und Ministerien
5 GPE : Lösung für die Personalplanung
6 Promet’app : Webanwendung zur Datensammlung und Verwaltung komplexer Abläufe, die auf der Grundlage des Prometa-Frameworks (Framework zur Modellierung und Digitalisierung des Staates) entwickelt wurde