La Fonction publique luxembourgeoise passe au numérique en vitesse accélérée grâce à des équipes compétentes et une approche participative qui implique tout le monde. Entrons et joignons-nous à la conversation.
Au Centre de gestion du personnel et de l'organisation de l'État (CGPO), la transition numérique fait non seulement émerger des outils de travail collaboratifs mais elle permet la digitalisation des processus et une utilisation des données RH qui changent complètement les façons de faire. À ce sujet, les échanges sont animés entre Jérôme, Eric, Sophie, Joëlle, Carine, Mathieu, Patrick, Ludwig et Bob.
En 2016, l’Administration du personnel de l’État (APE) – maintenant connue sous le nom de CGPO (Centre de gestion du personnel et de l'organisation de l'État) – fonctionnait quasiment encore à 100% avec des documents papier, notamment pour la gestion des recrutements, des rémunérations et des pensions, voire de toute autre démarche RH au sein de la Fonction publique. Que de chemin parcouru depuis ! La transformation est salvatrice. Au fil de la conversation que nous vous proposons d'observer entre des collègues de la division Rémunérations et carrières et une partie de l’équipe de programmeurs et développeurs ayant conçu les nouveaux outils numériques, on apprend entre autres que la culture de la donnée a été la clé pour affiner les façons de travailler. Que des services spécialisés ont été mis en place pour optimiser l'organisation et la numérisation des processus. Que la digitalisation a favorisé la collaboration, l'auto-organisation et la transparence.
Des outils qui transforment le quotidien
Au début, il n'y avait qu'une page blanche. Peu à peu, en suivant une vision et une stratégie bien définies, les outils tels que MyRH1, DataRH2, eDocs3 ou encore la Toolbox RH4 et la solution GPE5 ont été développés.
Ces innovations ont non seulement transformé les méthodes de travail, mais ont également amélioré de manière significative la qualité des processus et des traitements grâce à la qualité des données récoltées.
Ludwig Balmer, Chef de division Technologies de l'information, méthodes et statistiques au Centre de gestion du personnel et de l'organisation de l'État
C'était très motivant de construire quelque chose à partir de quasiment zéro.
« Suite à l’analyse approfondie des besoins de nos utilisateurs, dont les équipes RH des ministères et administrations, nous avons mis en place plusieurs centres de compétences afin de piloter la digitalisation des ressources humaines au sein de la Fonction publique. Parmi eux, un centre dédié aux statistiques et aux prospectives, qui assure la couche business intelligence avec le monitoring et l’analyse de toutes les données métier et processus RH de l'État. Deux autres centres se concentrent sur les outils de gestion du recrutement, de l’onboarding, des formations, ainsi que des données RH essentielles aux opérations de calcul des rémunérations, des carrières et des pensions pour l’ensemble des agents de l’État. L’optimisation, l’automatisation et la digitalisation des processus RH et organisationnels sont pris en charge par le centre dédié à l'organisation et à la gouvernance. Enfin, un dernier centre est chargé de la mise en œuvre méthodologique et opérationnelle de sondages mesurant les attentes et retours des usagers et du personnel des entités étatiques.
Le résultat de notre croissance rapide, combinée à l'élargissement du périmètre des services digitaux du CGPO, est le fruit des compétences, de l'expertise et de la dynamique de nos équipes. Avoir une perspective client ancrée dans notre ADN a été déterminant dans ce succès.
Si nous parlons chiffres, chaque mois, nous comptons près de 51.000 fiches de rémunération (dont 36.000 pour des actifs et le reste pour des retraités), plus de 1.300 applications de digitalisation de processus et de collecte de données via des Promet'apps6, ainsi que plus de 1.800 tableaux de bord de suivi et d’analyse des données métier et processus, tant en perspective macro que micro. »
Joëlle Hannen, Chef de division, Rémunérations et carrières
« L’un des outils les plus utiles pour nous, c’est la Toolbox RH. C’est par là qu’on reçoit maintenant les demandes en provenance des autres administrations ou ministères, et on peut les traiter directement via un système de gestion des dossiers électroniques. Nous sommes responsables de la gestion de la paie à très grande échelle, et de tels outils nous rendent évidemment plus efficaces et plus transparents. On travaille mieux ensemble parce que chaque dossier est partagé avec tous au besoin. »
Sophie Schiltz, Chef de division, Rémunérations et carrières
« Quand je repense aux fiches d'impôts que nous recevions à l’époque sous format papier en quantité industrielle, j’ai le vertige ! Il fallait traiter les milliers de fiches manuellement. Aujourd’hui, on reçoit un fichier digital qui est directement contrôlé et injecté dans notre système. »
Eric Mazzone, Chef de service, Centre de compétences Organisation et gouvernance
« Ça me fait plaisir quand je constate que les gestionnaires s’approprient ainsi nos outils. Notre volonté a toujours été de proposer des outils numériques faciles à utiliser pour les différents collègues. Il ne s’agissait pas seulement de numériser les milliers de documents, mais de réinventer les façons de travailler. »
Jérôme Giardot, Expert technique/Développeur SAP, Centre de compétences SI RH
« Ces derniers temps, on simplifie la digitalisation des démarches pour déclarer des heures supplémentaires et des indemnités diverses, à travers le portail MyRH1. Cela implique d’utiliser plusieurs outils, mais l’interface MyRH demeure simple et centralisée, elle redirige l’utilisateur selon sa fonction vers tous les outils dont il a besoin, de manière fluide au sein d’une même plateforme. »
Mathieu Syben, Chef de service, Centre de compétences Statistiques et prospectives
« Dans nos départements IT, on se considère comme des consultants au service de nos collègues, autant en interne que des autres administrations et ministères. Ainsi, on cherche à répondre aux véritables besoins techniques ou fonctionnels. Ça a permis par exemple d’intégrer à nos outils des fonctions à la fois opérationnelles et analytiques – parce que ces deux besoins coexistent. Par exemple, un agent peut voir en un coup d’œil quelles demandes sont encore en cours de traitement (c’est de l’opérationnel), et sa direction peut observer quelles démarches prennent le plus de temps au quotidien (c’est de l’analytique). »
La culture de la donnée, la clé du succès
Ces dernières années, le CGPO est entré de plein fouet dans l’ère de la donnée. Les nouvelles pratiques d'analytique de données ont permis d’affiner les outils de travail. Après tout, comme le dit l'adage, « la donnée, c’est le nouvel or noir ».
Bob Gengler, chef de cabinet adjoint, Ministère de la Fonction publique
À partir des données dont on dispose désormais en grande quantité et des analyses multiples qu'elles nous permettent de faire, on modifie nos façons de travailler. Ça nous permet par exemple de mieux nous préparer à des entrevues et discussions, notamment pour l’accord salarial, puisqu'on a une meilleure vue d’ensemble.
Joëlle Hannen
« Récemment, dans le sillon du projet de loi sur les harmonisations des carrières inférieures, on a vraiment profité des outils de business intelligence pour faire des visualisations de données qui nous ont aidé à avoir un aperçu fiable de la situation. Sur les questions de rémunération aussi, c’est intéressant d'avoir accès à du monitoring et des statistiques globales avec des aperçus clairs des disparités de rémunération, des différents modes de rémunération. Sur les 36.000 agents de l'État, cela change souvent, lors d’un passage de temps partiel à temps plein, ou lors d'une augmentation de tâche notamment. On utilise ce genre d'outils pour faire des ajustements aux besoins. »
Mathieu Syben
« À l’heure actuelle, on se concentre sur l'analyse de la donnée existante et son exploitation en tant que telle (monitoring et analyse temporelle). Dans un avenir proche, nous entrerons toujours plus dans l’ère de la prospective, afin d'imaginer le futur sur base des données dont nous disposons aujourd’hui. »
Ludwig Balmer
« Depuis deux ans, on s'intéresse à explorer les capacités de l'intelligence artificielle dans notre périmètre opérationnel. Notre intuition nous porte à croire qu'elle pourrait être un atout pour gérer le cycle de vie RH des agents, depuis leur recrutement jusqu'à leur départ en pension. C’est à surveiller dans un futur pas si lointain. »
Comme vous le voyez, les défis ne manquent pas. Si vous avez envie de faire partie de cette révolution numérique en marche, consultez toutes les offres d'emploi.
Les profils de Data Scientist et de Business Analyst sont notamment dans notre ligne de mire.
1 MyRH : portail d'outils et de services pour l’agent et les équipes RH (Employee Self-Service Portal)
2 DataRH : environnement regroupant les données RH de l’État (monitoring, reporting, tableaux de bord) et de monitoring de processus
3eDocs : solution de gestion électronique documentaire contenant la totalité des dossiers personnels des agents de l’État
4 Toolbox RH : solution de gestion RH entre le CGPO et les équipes RH des administrations et ministères
5 GPE : solution de gestion prévisionnelle des effectifs
6 Promet’app : application web de collecte de données et de gestion de flux complexes développée à partir du framework Prometa (framework de modélisation et de digitalisation de l’État)