Assistant administratif (m/f) (réf. M00032811)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• En tant qu’Assistant administratif, vous effectuez différentes tâches administratives et d’organisation afin d’assister les unités organisationnelles dans leur domaine, voire la Direction, et vous leur apporter un soutien dans l’exécution des tâches quotidiennes.

• En tant qu’Assistant administratif, nous souhaitons vous confier les missions suivantes:
  • Assister à l’organisation quotidienne des tâches :
    
    • Préparer l’organisation pratique de réunions, déplacements etc.;
    • Elaborer un planning d’organisation, convoquer les parties concernées et veiller à la réservation et l’équipement adéquat des locaux.
  • Garantir une assistance pour les unités organisationnelles et la Direction :
    
    • Assurer une assistance au niveau de l’accueil physique et téléphonique;
    • Fournir au secrétariat de la Direction, en cas de besoin, un support administratif dans tous domaines.
  • Gérer les données et la documentation :
    
    • Gérer, tenir à jour, assurer la distribution des documents au sein des unités organisationnelles;
    • Effectuer le classement de documents, ainsi que des fichiers et des listes de données et veiller à leur accessibilité.
  • Préparer et coordonner les dossiers :
    
    • Gérer le suivi du dossier, classer et/ou transférer des documents;
    • Classer la documentation et gérer son archivage;
    • Prendre des renseignements et des informations auprès des parties prenantes (autres unités organisationnelles, agents, personnes et organismes externes).

Profil

Compétences techniques

• Excellente maîtrise des trois langues administratives (luxembourgeois, français et allemand) et de l’anglais;
• Excellente maîtrise des outils informatiques usuels (Outlook, Word, Excel, etc.) et des modes de communication (téléphone, messagerie, visioconférence, réseaux sociaux);
• Excellentes capacités rédactionnelles;
• Compétences en matière d’archivage physique et électronique.

Compétences comportementales

• Développer une vue d’ensemble : Vous développez une vue d’ensemble, générez des alternatives et tirez des conclusions nuancées et éclairées;
• S’organiser : Vous vous organisez en fixant les priorités, planifiez le travail et gérez les imprévus. Vous travaillez de façon autonome en utilisant les moyens disponibles;
• Soutenir : Vous agissez comme référence, accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l’objectif commun;
• Service le client-usager : Vous accompagnez le client-usager de manière personnalisée, entretenez des contacts réguliers et constructifs, appliquez les lignes de bonne conduite administrative;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, restez constructif face à la critique et agissez de façon constante malgré les difficultés;
• Faire preuve d’ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous êtes ouvert à la diversité et faites preuves de polyvalence dans la gestion de vos missions;
• S’autodévelopper : Vous êtes capable de vous remettre en question afin d’apprendre de vos erreurs et chercher à apprendre continuellement;
• S’impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, assumer la responsabilité et la qualité des actions entreprises, et vous vous engagez pour le bien commun. Vous faites preuve de respect, de fiabilité, d’engagement et de discrétion absolue.

Atouts

• Connaissances sur l’organisation et le fonctionnement de l’Etat;
• Expérience préalable dans une fonction comparable, auprès de l’Etat ou d’une entité privée;
• Capacité d’organisation, avec une attention particulière accordée au détail et à l’exactitude;
• Aisance à travailler sous pression et en respectant les délais;
• Attitude responsable et accueillante;
• Approche dynamique, pro-active et autonome;
• Flexibilité et grande disponibilité requises.

Conditions d’admission

Diplômes

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

Documents à fournir

• Lettre de motivation pour le poste brigué et CV;
• La lettre de motivation et le CV sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).