Membre du secrétariat (m/f) (réf. M00033126)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• Assurer un accueil physique et téléphonique;
• Gérer les courriers et dossiers;
• Réceptionner, rédiger et transmettre les courriers;
• Trier et organiser le classement et l’archivage de documents et dossiers;
• Effectuer la gestion de la messagerie électronique;
• Gérer les rendez-vous / agendas professionnels du service;
• Préparer et/ou rédiger le courrier à signer par le supérieur hiérarchique;
• Organiser le volet administratif et logistique des voyages de service des membres de l’unité (p. ex. feuilles de route, réservations vols et hôtels);
• Préparer les réunions (p. ex. l’OJ, les documents de travail, réservation salle de réunion, etc.);
• Assurer la prise de notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus;
• Contrôler et saisir les données dans les bases de données;
• Assurer la mise à jour des listings (p. ex. formation continue, permanence, charroi, etc.);
• Établir des statistiques;
• Compiler et mettre à jour la documentation interne;
• Retranscription de documents ou autres;
• Commander les fournitures de bureau et en tenir l’inventaire;
• Effectuer des recherches (p. ex. Internet, LEGILUX, bases de données, etc.).

Profil

Compétences techniques

• Savoir utiliser les outils informatiques Microsoft Office (Word, Excel et Outlook);
• Savoir prendre des notes et rédiger des comptes rendus;
• Savoir effectuer des recherches (Internet, LEGILUX, bases de données, etc.);
• Disposer de bonnes capacités rédactionnelles;
• Bien connaître le mode d’organisation de la PGD;
• Connaissances linguistiques orales : luxembourgeois, français, allemand et anglais;
• Bonnes connaissances linguistiques écrites : français et allemand.

Compétences comportementales

• Planifier et organiser;
• Suivre les instructions et procédures;
• Avoir le sens des responsabilités;
• Être autonome et initier l’action;
• Transmettre des informations;
• Travailler en équipe;
• Être diplomate;
• Être discret;
• Être disponible;
• S’adapter.

Atouts

• Une expérience dans le domaine du secrétariat constitue un avantage.

Conditions d’admission

Diplômes

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

Documents à fournir

• Lettre de motivation pour le poste brigué et CV;
• La lettre de motivation et le CV sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).