Assistant administratif du bureau des stages (m/f) (réf. M00032652)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• Répondre aux appels téléphoniques;
• Gérer les courriels;
• Gérer le classement et l'organisation des documents;
• Planifier et organiser des réunions et des rendez-vous;
• Assurer le suivi des fournitures de bureau;
• Assurer le suivi des procédures administratives, notamment en relation avec le programme Erasmus+;
• Contribuer à la gestion de l’application EDUSTAGE;
• Contrôle des documents (demandes d’aides, carnets de stage, dossiers de candidatures, CV, etc.);
• Encadrer les élèves et étudiants en matière de respect des procédures administratives (explications, rappels).

Profil

Compétences techniques

• Posséder d’excellentes capacités orales et rédactionnelles en luxembourgeois, français et allemand; la maîtrise de l'anglais sera considérée comme un atout;
• Disposer de très bonnes capacités d’organisation, de planification et de suivi;
• Aptitude à exécuter de manière organisée une variété de tâches dans des délais impartis;
• Capacité à travailler de manière autonome et à prendre des initiatives de manière proactive;
• Capacité à gérer et coordonner simultanément des projets à moyen et long terme tout en assurant les tâches quotidiennes avec autonomie.

Compétences comportementales

• Faire preuve d'autonomie, d'initiative, de disponibilité, de ponctualité et de flexibilité;
• Avoir le sens de la responsabilité, de la rigueur, de la méthode et des priorités;
• Être capable de traiter un volume d'information important de manière autonome;
• Disposer de bonnes capacités d'analyse et de synthèse, et savoir porter un regard critique en vue de contribuer à l'amélioration des processus et de participer a l'établissement de procédures;
• Avoir des compétences relationnelles, un esprit d'équipe et une volonté de partager son expertise.

Atouts

• Disposer d'une expérience professionnelle confirmée (au moins 3 ans) dans une fonction similaire;
• Disposer des connaissances sur l'organisation et le fonctionnement de l'Etat;
• Avoir une expérience dans un environnement digitalisé.

Conditions d’admission

Diplômes

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

Documents à fournir

• Lettre de motivation pour le poste brigué et CV;
• La lettre de motivation et le CV sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).