Membre du secrétariat (m/f) (réf. M00032660)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• Assurer un accueil physique et téléphonique;
• Gérer les courriers et les dossiers;
• Réceptionner, rédiger et transmettre les courriers;
• Assurer le suivi des dossiers dans le logiciel CORRES respectivement JDA;
• Trier et organiser le classement et l’archivage de documents et dossiers;
• Effectuer la gestion de la messagerie électronique;
• Gérer les rendez-vous / agendas professionnels du service respectivement du supérieur hiérarchique;
• Préparer et/ou rédiger le courrier à signer par le supérieur hiérarchique;
• Organiser le volet administratif et logistique des voyages de service du supérieur hiérarchique et/ou des membres de l’unité;
• Préparer les réunions;
• Assurer la prise de notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus;
• Apporter un appui rédactionnel et assister le supérieur hiérarchique et les autres services dans l’exécution de leurs missions;
• Assurer le rôle d’intermédiaire entre le supérieur hiérarchique (respectivement la direction) et les autres services internes / externes;
• Contrôler et saisir les données dans les bases de données (p.ex. EXCEL, VESTA, SAP, OT, PGAT, JDA, PIC etc.);
• Assurer la mise à jour des listings;
• Gérer certains droits d’accès;
• Etablir des statistiques;
• Compiler et mettre à jour la documentation interne;
• Préparer des notes internes;
• Retranscription de documents ou autres;
• Commander des fournitures de bureau et en tenir l’inventaire;
• Participer à l’organisation de certains évènements;
• Effectuer des recherches;
• Traitement des demandes du MinJu en matière de la législation sur les armes;
• Traitement et suivi des enquêtes administratives IGP;
• Gestion du courrier / des dossiers des directeurs centraux;
• Gestion, dispatching et archivage des Notes de service;
• Gestion, dispatching et archivage des avis de constatation CSA;
• Point de contact unique pour le MAINT/ Ministre;
• Point d’entrée unique pour les dossiers relevant de l’IGP;
• Point de contact / d’entrée du courrier des administrations et ministères, dispatching des dossiers- depuis le SECGEN;
• Point de contact dans le domaine des Freisener Gespräche;
• Organisation des festivités (logistique et communication/ invitations);
• Assistance au délégué à l’archivage.

Profil

Compétences techniques

• Savoir travailler avec les outils techniques disponibles dans le service pour le domaine d'intervention;
• Disposer de bonnes capacités rédactionnelles;
• Savoir prendre des notes et rédiger des comptes rendus pour les membres policiers du secrétariat de l’EP);
• Savoir effectuer des recherches (Internet, LEGILUX, bases de données, etc.);
• Savoir utiliser les outils informatiques Microsoft Office;
• Maîtrise des langues luxembourgeoise, française, allemande et anglaise.

Compétences comportementales

• Polyvalence et très bons moyens d’adaptation aux diverses tâches du service;
• Rigueur et précision;
• Savoir gérer les priorités et urgences;
• Suivre les instructions et procédures;
• Savoir travailler de façon autonome et en équipe;
• Avoir des compétences d'organisation, de planification et de structuration.

Conditions d’admission

Diplômes

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

Documents à fournir

• Lettre de motivation pour le poste brigué et CV;
• La lettre de motivation et le CV sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).