Assistant à la Direction / Coordination du secrétariat (m/f) (réf. M00036076)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

En tant qu’assistant(e) à la direction :

• Assister le directeur dans la gestion et organisation ;
• Gestion de l’agenda et du planning (entrevues, réunions, voyages, etc.) ;
• Constitution, préparation et suivi de documents, élaboration de présentations ;
• Analyser, synthétiser et concevoir des dossiers ;
• Suivi et accompagnement complet de dossiers ;
• Gestion et rédaction de courriers internes et/ou externes ;
• Documentation et suivi des projets en cours en étroite collaboration avec d’autres cellules.

 

En tant que Coordinateur(trice) du secrétariat :

• Assurer l’organisation du secrétariat, encadrer les agents du secrétariat et veiller à la répartition adéquate des tâches ;
• Instituer une capacité d’écoute et développer une relation de confiance entre les agents du secrétariat ;
• Assurer le flux d’information internes au sein du secrétariat ;
• Mise en place et suivi de processus garantissant l’efficience, la digitalisation et la simplification administrative ;
• Garantir un management professionnel de la réception de courriers, de mails et de l’accueil téléphonique et garantir le traitement des correspondances dans des délais impartis ;
• Gestion des absences, roulement permanences, assurer une continuité des missions du secrétariat.

 

Communication :

• Assurer la liaison entre direction, cellules internes et partenaires externes ;
• Agir en étroite collaboration avec la directrice adjointe pour toutes questions administratives et procédurales ;
• Soutien administratif et logistique des différentes cellules, notamment en cas d’activités transversales ;
• Organisation et coordination de réunions, groupes de travail, événements (réservation salles, envoi d’invitations, mise en place de documentation, etc.).

 

Documentation, archivage :

• Assurer une documentation et un archivage structuré de tous les documents pertinents ;
• Assurer le respect des lignes directrices en matière de protection des données et toutes autres prescriptions légales.

Profil

Compétences techniques

• Assurer une documentation et un archivage structuré de tous les documents pertinents ;
• Assurer le respect des lignes directrices en matière de protection des données et toutes autres prescriptions légales.

Compétences comportementales

• Sens de l’écoute, diplomatie et capacité à gérer des situations sensibles avec discernement ;
• Avoir le sens de la responsabilité, de l’initiative, de l’organisation, de la communication et de la discrétion ;
• Être flexible, méthodique et rigoureux ;
• Savoir gérer les imprévus, bonne capacité de résistance au stress ;
• Bonne gérance des priorités ;
• Avoir des aptitudes relationnelles et une aisance à intégrer une équipe de collaborateurs ;
• Savoir collaborer efficacement avec différents services et parties prenantes ;
• Capacité à travailler dans le respect des échéances et à travailler en équipe ;
• Capacité à mobiliser les acteurs autour d’objectifs communs et à animer des démarches collectives.

Atouts

• Expérience confirmée dans le domaine en question ;
• Une connaissance des procédures politiques, législatives et administratives ;
• Expérience dans le domaine de la digitalisation et simplification administrative.

Conditions d’admission

Diplômes

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’Etat du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un master ou de son équivalent.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.

Documents à fournir

• Lettre de motivation pour le poste brigué et CV;
• La lettre de motivation et le CV sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).