Assistant administratif (m/f) (réf. M00036835)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• En tant qu’assistant(e) administratif(ve) au sein de l’unité “Médias et Société de l’Information ”, vous intégrez un environnement dynamique innovant. Votre mission consiste à offrir le soutien nécessaire pour garantir l’efficacité optimale du service et de son équipe.

• Concrètement :
  • Vous assurez le suivi de procédures législatives, règlementaires et administratives dans les différents domaines du service;
  • Vous assistez l’équipe dans tous les domaines de leur travail afin de leur faire gagner en temps et en productivité (préparer les réunions, gérer les agendas, rédiger des lettres officielles, assurer l’accueil téléphonique);
  • Vous assurez le suivi des activités de l’unité Médias et veillez à la diffusion et à la mise à disposition des informations aux différents services;
  • Vous apportez un soutien ponctuel à l’assistant(e) de direction dans ses fonctions, afin de garantir la continuité et la fluidité des activités;
  • Vous assistez les autres membres du secrétariat de l'administration dans différentes tâches administratives.
• Dans votre rôle, vous avez une vue sur le fonctionnement du service et suivez ce qui se passe dans les secteurs des Médias, afin de pouvoir anticiper et offrir un soutien éclairé.

Profil

Compétences techniques

• Bonnes capacités d’analyse, de synthèse et de rédaction dans les langues administratives (français, luxembourgeois, allemand et en anglais;
• Disposer d’une bonne maîtrise des outils de bureautique courants (Microsoft office : Outlook, Word, Excel);
• Travailler de manière précise et soignée.

Compétences comportementales

• Flexibilité – Vous êtes flexible, êtes capable de faire face au stress et de hiérarchiser les priorités. Vous gardez la tête froide, même dans un environnement dynamique marqué par une actualité souvent exigeante;
• Résolution de problèmes – Vous êtes proactif/ve et orienté(e) solutions. Vous faites preuve d’une bonne dose d’audace, de créativité et de talent organisationnel qui vous permettent de planifier facilement les réunions et tâches demandées;
• Esprit d’équipe et autonomie – Vous avez le sens du relationnel, êtes disponible et capable de travailler aussi bien en équipe que de manière indépendante;
• Communication – Vous disposez d’un niveau élevé de compétences rédactionnelles dans les langues administratives et vous communiquez de manière conviviale dans toute communication interpersonnelle. Vous êtes rigoureux/se dans votre travail et veillez au traitement et au suivi de toutes vos communications (par courriel, téléphone ou autre).

Atouts

• Connaissance des procédures étatiques;
• Expérience de travail dans un poste similaire et/ou exigeant les mêmes compétences techniques et pratiques;
• Excellente maîtrise en Excel.

Conditions d’admission

Diplômes

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’Etat du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un bachelor pertinent pour la fonction (office management, assistance de direction, communication, gestion ou ressources humaines) ou de son équivalent.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.

Le titulaire devra obtenir une habilitation de sécurité du niveau secret (loi modifiée du 15 juin 2004 relative à la classification des pièces et aux habilitations de sécurité)

 

Documents à fournir

• Lettre de motivation pour le poste brigué et CV;
• La lettre de motivation et le CV sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).