Assistant de coordination (m/f) (réf. M00036183)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• Soutenir le Coordinateur et les Coordinateurs adjoints dans leurs missions en assurant la gestion administrative et organisationnelle des activités de la Coordination;
• Organiser, gérer et suivre les agendas du Coordinateur et des Coordinateur adjoints selon leurs disponibilités et priorités;
• Participer à des réunions et rendez-vous et assurer la rédaction, le traitement, la mise en forme de documents (ordres de jour, courriers, mails, comptes-rendus, rapports, listes, etc.);
• Gérer ou assurer un suivi rapproché de l’évolution d’activités, d’actions ainsi que des réunions;
• Dans le cadre de ses missions, recueillir et assurer la transmission de l’information en interne et externe;
• Concevoir, développer et tenir des outils de gestion et des bases de données pour les besoins de la Coordination;
• Assurer la tenue, le tri et l’archivage de documents de l’unité;
• Assurer la logistique lors de réunions et de rendez-vous;
• Gérer les demandes de fourniture de bureau de l’unité;
• En fonction des priorités et des absences pour congés, remplacer ou épauler au sein de l’équipe des assistants de coordination;
• Fournir un travail soigné et de qualité;
• Rapporter régulièrement au Coordinateur sur l'avancement du travail et les rendez-vous prévus.

Profil

Compétences techniques

• Gestion des priorités et gestion du temps;
• Gestion et suivi administratifs;
• Communication écrite : rédiger, résumer et organiser tous types de documents opérationnels courants, en maîtrisant les règles d’orthographe et de grammaire;
• Techniques de prise de notes;
• Maîtrise des normes rédactionnelles;
• Veille informationnelle;
• Capacité d’analyse, de synthèse et d’évaluation;
• Capacité à actualiser ses connaissances;
• Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint, Outlook);
• Permis B2;
• Connaissances approfondies en langues luxembourgeoise, française et allemande (à oral et à l’écrit);
• Bonnes connaissances en langue anglaise (à l’oral et à l’écrit).

Compétences comportementales

• Sens des responsabilités;
• Disponibilité et flexibilité;
• Organisation, précision et rigueur:
• Esprit de l’anticipation, de l’initiative et de l’adaptabilité;
• Discrétion et diplomatie;
• Sens de la communication et qualité d’écoute;
• Faire preuve de réactivité face à des problèmes;
• Savoir travailler en équipe;
• Capacité à gérer son emploi de temps et à organiser son travail de manière proactive;
• Capacité de regard sur sa pratique et de remise en cause.

Conditions d’admission

Diplômes

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’Etat du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un bachelor assistant de direction ou assistant de manager ou de son équivalent.

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

Documents à fournir

• Lettre de motivation pour le poste brigué et CV;
• La lettre de motivation et le CV sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).