Informations générales
- Statut Fonctionnaire
- Groupe de traitement B1
- Date limite de candidature16/07/2025
- MinistèreMinistère de l'Éducation nationale, de l'Enfance et de la Jeunesse
- Administration/OrganismeService de la formation des adultes
- LieuEsch-sur-Alzette
- TâcheTâche complète
- Nombre de postes vacants1
- NationalitéÊtre ressortissant UE
- Catégorie de métiersAffaires générales
- Réf.M00036546
Qui recrute ?
Le Digital Learning Hub est un service du Ministère de l'Éducation nationale, de l'Enfance et de la Jeunesse dédié à la formation continue des adultes dans les domaines de la technologie et du numérique. Avec un catalogue de 600 cours spécialisés, le Digital Learning Hub répond aux besoins en compétences numériques de divers publics.
Vous ferez partie d’une équipe administrative qui œuvre au quotidien pour garantir un service efficace, rigoureux et accessible à tous les publics du Digital Learning Hub.
Missions
- En tant qu’assistant(e) administratif(ve), vous jouerez un rôle central dans le suivi administratif des formations proposées par le Digital Learning Hub. Vous assurerez un service rigoureux et orienté usager, dans les domaines suivants :
- Gestion administrative des formations et inscriptions :
- Assurer la validation, la planification, l’annulation et le suivi logistique des formations;
- Gérer la correspondance avec les participants et les formateurs concernant les aspects administratifs;
- Traiter les inscriptions (validation, refus, liste d’attente, relances, désistements);
- Réserver les salles de formation;
- Gérer les présences, absences et feuilles d’émargement;
- Préparer les attestations de participation et certificats éventuels.
- Suivi des dossiers de formation :
- Suivre les dossiers individuels des apprenants;
- Mettre à jour les bases de données via le système ERP interne;
- Préparer les listes de présence, attestations de participation, feuilles de pointage et autres documents de suivi;
- Veiller à la complétude et à l’archivage des dossiers de formation (physiques et numériques).
- Remboursements et aspects financiers :
- Instruire les demandes de remboursement selon les procédures établies;
- Collaborer avec l’équipe des finances pour le bon déroulement des processus.
- Soutien administratif transversal :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers du Digital Learning Hub;
- Participer à l’organisation logistique de certaines activités (formations, réunions, événements ponctuels);
- Contribuer à la mise en œuvre de procédures internes et à leur amélioration continue.
Profil
Compétences techniques
- Très bonne maîtrise des outils bureautiques (MS Office, Outlook, Word, Excel);
- Capacité à travailler avec des plateformes intranet, des outils collaboratifs et des systèmes ERP comme p.ex. Odoo;
- Maîtrise des langues administratives (luxembourgeois, français, allemand, anglais) dans un contexte professionnel.
Compétences comportementales
- Rigueur, méthode et sens de l’organisation;
- Autonomie et sens des responsabilités;
- Bon relationnel, aisance dans la communication orale et téléphonique, orientation service;
- Capacité à communiquer avec des interlocuteurs variés;
- Discrétion et respect de la confidentialité;
- Capacité à gérer des périodes de forte activité et à travailler en équipe.
Atouts
- Connaissance des processus administratifs de la fonction publique;
- Expérience dans un service de formation ou d’éducation;
- Aisance avec des outils de gestion des formations (ex. plateformes LMS, systèmes de gestion des inscriptions).
Conditions d’admission
Diplômes
Vous êtes titulaire d’un diplôme de fin d’études secondaires, secondaires techniques ou de technicien, ou d’un diplôme équivalent reconnu par l’État du siège de l’établissement.
Expérience
Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine.
Nationalité
Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.
Documents à fournir
- Lettre de motivation pour le poste brigué et CV;
- La lettre de motivation et le CV sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).