Membre du secrétariat SPJ (m/f) (réf. M00036481)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• Assurer un accueil physique et téléphonique;
• Gérer les courriers et les dossiers;
• Réceptionner, rédiger et transmettre les courriers;
• Trier et organiser le classement et l’archivage de documents et dossiers;
• Effectuer la gestion de la messagerie électronique;
• Gérer les rendez-vous / agendas professionnels du service respectivement du supérieur hiérarchique;
• Préparer et/ou rédiger le courrier à signer par le supérieur hiérarchique;
• Organiser le volet administratif et logistique des voyages de service du supérieur hiérarchique et /ou des membres de l’unité;
• Préparer les réunions (p.ex. préparer OJ, les documents de travail, réservation salle de réunion, etc.);
• Assurer la prise de notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus;
• Apporter un appui rédactionnel et assister le supérieur hiérarchique et les autres services dans l’exécution de leurs missions;
• Assurer le rôle d’intermédiaire entre le supérieur hiérarchique (respectivement la direction) et les autres services internes / externes;
• Contrôler et saisir les données dans les bases de données (p.ex. EXCEL, etc.);
• Assurer la mise à jour des listings;
• Gérer certains droits d’accès;
• Etablir des statistiques;
• Compiler et mettre à jour la documentation interne;
• Préparer des notes internes;
• Retranscription de documents ou autres;
• Commander les fournitures de bureau et en tenir l'inventaire;
• Participer à l’organisation de certains évènements (p.ex. festivités, stages, etc.);
• Effectuer des recherches (p.ex. Internet, LEGILUX, bases de données, etc.).

Profil

Compétences techniques

• Compétences langues: luxembourgeois, français, allemand et anglais;
• Savoir utiliser les outils informatiques Microsoft Office;
• Savoir prendre des notes et rédiger des comptes rendus;
• Savoir effectuer des recherches (Internet, LEGILUX, bases de données, etc.);
• Disposer de bonnes capacités rédactionnelles.

Compétences comportementales

• Planifier et organiser;
• Suivre les instructions et procédures;
• Avoir le sens de responsabilités;
• Etre autonome et initier l’action;
• Etre orienté citoyen/client;
• Ecrire et rédiger;
• Transmettre des informations;
• Travailler en équipe;
• Etre diplomate;
• Etre discret;
• Etre disponible;
• S’adapter.

Conditions d’admission

Diplômes

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

Documents à fournir

• Lettre de motivation pour le poste brigué et CV;
• La lettre de motivation et le CV sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).