Assistant administratif au Secrétariat général (m/f) (réf. M00035465)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• En tant qu’assistant administratif au secrétariat général du ministère de la Santé et de la Sécurité sociale vous coordonnez la correspondance entrante et sortante;
• Vous réceptionnez, triez, indexez, renommez et enregistrez le courrier entrant et attribuez le courrier à un gestionnaire;
• Vous préparez les signataires à soumettre au ministre, vous vérifiez la conformité du courrier sortant par rapport à l’orthographie et à la forme;
• Vous enregistrez le courrier sortant et mettez le courrier sous enveloppe et le transmettez pour envoi;
• Vous préparez et mettez en forme des courriers et courriels et rédigez des réponses à des courriers relevant des affaires courantes, préparez des transmis et des accusés de réception;
• Vous établirez un relevé hebdomadaire du courrier entrant et sortant et faites des recherches relatives à la correspondance;
• En concertation avec le supérieur hiérarchique vous suivez les délais endéans lesquels le courrier entrant doit avoir été traité par le collaborateur;
• Vous fournissez une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes et soutenez les collaborateurs internes pour toute question en relation avec le traitement et l’archivage du courrier dans le système de gestion électronique;
• Vous assurez une assistance au niveau de l’accueil physique et téléphonique du service.

Profil

Compétences techniques

• Vous savez travailler avec Word et Excel;
• Vous savez gérer des calendriers sous Outlook;
• Vous savez appliquer les outils de la gestion électronique des documents, de préférence SIDOC;
• Vous savez travailler avec un Intranet ainsi qu’avec une plateforme d’échange (technologie Sharepoint).

Compétences comportementales

• Analyser : Vous évaluez les informations, données et contenus de manière critique, le cas échéant dans un environnement digital, vous identifiez les liens logiques et restituez l’information dans une synthèse complète et cohérente;
• S'organiser : Vous vous organisez en fixant les priorités, vous planifiez le travail et gérez les imprévus, vous travaillez de façon autonome en utilisant les moyens disponibles;
• Partager son savoir-faire : Vous montrez, transmettez et partagez vos connaissances, expériences et vos méthodes de travail;
• Coopérer : Vous créez et améliorez l’esprit d’équipe en partageant vos avis et vos idées, aussi bien dans un environnement présentiel qu’au niveau d’une collaboration virtuelle et à distance, et en contribuant à la résolution de conflits entre collaborateurs;
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
• S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Atouts

• Une expérience professionnelle au sein d’un secrétariat d’un ministère/administration étatique.

Conditions d’admission

Diplômes

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires en, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.

Documents à fournir

• Lettre de motivation pour le poste brigué et CV;
• La lettre de motivation et le CV sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).