Assistant administratif (m/f) (réf. M00035914)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• L’assistant.e sera chargé.e des missions suivantes :
  • Prise en charge des appels téléphoniques internes et externes et réceptionner et diffuser des messages ;
  • Assurer de manière autonome l'organisation, la préparation, la documentation et le suivi de réunions ;
  • Rédiger des comptes rendus de réunions, préparer des notes,
  • Mise en page des documents et rapports ;
  • Gestion de la correspondance (élaboration courriers, transmis, messages électroniques, etc.) ;
  • Participation à l’organisation d’événements externes ;
  • Organisation des déplacements, missions à l’étranger ;
  • Elaboration des feuilles de routes pour tous les agents du Ministère ;
  • Gestion et coordination d’agendas et de calendriers ;
  • Classement et archivage ;
  • Toute autre tâche administrative et logistique contribuant au bon fonctionnement de la Direction des Affaires Européennes et Internationales (D5)

Profil

Compétences techniques

• Excellentes capacités organisationnelles et de planification ;
• Aisance dans le maniement des outils informatiques courants (Outlook, Word, Excel, Power Point) et idéalement Sharepoint ;
• Excellentes capacités rédactionnelles en français et en anglais et aisance orale en français et anglais ;
• Savoir prendre des notes, rédiger des comptes-rendus, préparer des notes
• Savoir prioriser, rester performant et précis sous contrainte de temps et s'adapter à des circonstances imprévues.

Compétences comportementales

• S’organiser en fixant les priorités, planifier le travail et gérer les imprévus, travailler de façon autonome et proactive en utilisant les moyens disponibles ;
• Accompagner le client-usager de manière personnalisée, entretenir des contacts réguliers et constructifs, appliquer les lignes de bonne conduite administrative ;
• Vous avez des facilités de travailler en équipe.

• Nous valorisons la diversité et l´inclusion au travail et nous encourageons les candidatures de personnes de tous horizons et de toutes origines. Nous sommes convaincu.es que la diversité et l’inclusion représentent une richesse pour nos collaborateurs.rices et notre activité.

Atouts

• Connaissances de l’organisation de l’administration publique (ministère, administration, administration communale).

Conditions d’admission

Diplômes

Vous êtes détenteur.se soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 5 ans dans le domaine.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.

Documents à fournir

• Lettre de motivation pour le poste brigué et CV;
• La lettre de motivation et le CV sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).