Gestionnaire secrétariat des élèves (m/f) (m/f) (réf. M00036001)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• Accueillir, renseigner et guider les élèves, parents et visiteurs (informations sur la vie scolaire, les procédures administratives, etc.);
• Gérer le processus d’inscription des élèves;
• Mettre à jour et assurer le suivi de la base de données des élèves;
• Organiser et coordonner les rendez-vous, réunions et événements scolaires (conseils de classe, rencontres parents-professeurs, etc.);
• Assurer la mise en forme et la diffusion des communications internes et externes (courriers, emails, affichages);
• Gérer le courrier entrant et sortant;
• Rédiger, structurer et finaliser divers documents administratifs;
• Garantir l’archivage des dossiers administratifs;
• Organiser et superviser le volet administratif des examens de fin d’études secondaires;
• Coordonner et assurer le suivi du travail des assistants pédagogiques;
• Commander du matériel scolaire et gérer les stocks;
• Être capable d’assurer et de gérer les opérations comptables.

Profil

Compétences techniques

• Bonnes compétences de communication orale et écrite dans les trois langues officielles (luxembourgeois, français, allemand) et une maîtrise fonctionnelle de l’anglais;
• Bonne connaissance des logiciels courants (Microsoft Outlook, Word, Excel, etc.);
• Bonne connaissance des techniques de secrétariat, des procédures administratives spécifiques au milieu scolaire et des opérations de comptabilité de base.

Compétences comportementales

• Faire preuve d'autonomie, d'initiative, de ponctualité et de flexibilité;
• Avoir un sens aigu de la responsabilité, de l'organisation, et être rigoureux dans la gestion des priorités;
• Avoir des compétences relationnelles solides, un esprit d'équipe et une volonté de partager son expertise;
• Respecter la confidentialité et la discrétion.

Atouts

• Une expérience préalable dans un poste similaire ou dans un secrétariat scolaire constitue un avantage certain;
• Familiarité avec le système éducatif luxembourgeois et les procédures spécifiques aux établissements scolaires;
• Connaissance du système de gestion scolaire (Fichier élève, etc.).

Conditions d’admission

Diplômes

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

Documents à fournir

• Lettre de motivation pour le poste brigué et CV;
• La lettre de motivation et le CV sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).