Affaires générales et Finances: Secrétariat et Comptabilité (m/f) (réf. M00034527)

Informations générales

Qui recrute ?

Le Centre national de littérature : https://cnl.public.lu/fr.html

Institut culturel de l’État, le Centre national de littérature (CNL) a pour mission de collecter tout ce qui a trait à la littérature luxembourgeoise et aux arts du spectacle au Luxembourg. Il dispose de plus de 450 fonds d’archives et collections spéciales, ainsi que d’une bibliothèque spécialisée comprenant environ 42.000 livres.

Le CNL répond au devoir de conservation, d’étude et de mise en valeur d’un patrimoine littéraire multilingue. Comme institut de recherche il assure l’édition de livres et est à l’origine du Dictionnaire des auteurs luxembourgeois, ouvrage de référence disponible en ligne.

Par ailleurs, le CNL travaille en collaboration avec diverses archives et bibliothèques. Fidèle à sa mission socioculturelle, il constitue un lieu de rencontre pour professionnels et amateurs de la littérature. Il est organisateur ou coorganisateur de nombreux événements littéraires, parmi lesquels des lectures publiques, des remises de prix littéraires, des conférences et des débats.

Le CNL est un Service de l’État à gestion séparée.

Missions

• Secrétariat :
  
  • Gestion de données et documentation :
    • Tenir à jour des données et des bases de données;
    • Effectuer le classement de documents, ainsi que des fichiers et des listes de données et veiller à leur accessibilité;
    • Préparer et rédiger des conventions et des contrats.
  • Communication :
    • Répondre à diverses requêtes extérieures de nature administrative par courriel,
    • téléphone ou lettre;
    • Assister la direction dans la communication et la réalisation des cartons d’invitation mensuel.
  • Commandes :
    • Demander des offres auprès de fournisseurs;
    • Préparer et gérer certains bons de commande et assurer le suivi de ces commandes;
    • Gérer et mettre à jour les inventaires.
• Comptabilité :
  • En coopération avec le comptable public, assurer et gérer les opérations comptables courantes d’un Service de l’État à gestion séparée :
    • Gestion de la caisse espèces, rapprochement des recettes relatives à la caisse espèces et au Terminal de paiement électronique;
    • Établissement de factures suite à des commandes adressées à l’administration;
    • Rapprochement des recettes relatives aux factures émises dans le système de comptabilité de l’État SAP-SIFIN;
    • Engagement de dépenses après vérification et contrôle de la disponibilité des crédits budgétaires de la section budgétaire de l’administration;
    • Contact avec les fournisseurs et instruction concernant la facturation électronique;
    • Contrôle des factures, certification de certaines factures;
    • Saisie d’ordres de paiement;
    • Envoi de listes de paiement à la Trésorerie de l’État;
    • Gestion des immobilisations dans le système de comptabilité de l’État SAP-SIFIN;
    • Préparation de dossiers relatifs aux contrôles annuels de la comptabilité par la DCF et le contrôle interne du Ministère;
    • Contact avec les agents de la direction du contrôle financier;
    • Préparation des opérations de clôture de l’exercice budgétaire;
    • Préparation de déclarations en remboursement et déclarations de frais de route et séjour pour la direction;
    • Archivage des pièces de comptabilité.
  • Soutenir la direction et le comptable public dans l’établissement de la stratégie budgétaire et de l’élaboration des propositions budgétaires :
    
    • Procéder au décompte annuel des crédits budgétaires de la section;
    • Dresser des statistiques concernant l’évolution pluriannuelle des différents articles budgétaires;
    • Fournir divers calculs pour l’élaboration des propositions budgétaires et le budget pluriannuel;
    • Assister la direction dans l’élaboration des propositions budgétaires;
    • Assumer le volet technique de l’élaboration des propositions budgétaires (IGF-BAF);
    • Assurer le contact avec l’IGF dans le cadre de l’élaboration des propositions budgétaires.

Profil

Compétences techniques

• Bonne maîtrise des trois langues administratives (luxembourgeois, français et allemand), à l’oral comme à l’écrit;
• Bonne maîtrise des outils informatiques;
• Bonnes capacités rédactionnelles.

Compétences comportementales

• Bonnes compétences en organisation, planification, priorisation et structuration du travail;
• Aptitude à travailler de manière autonome comme en équipe;
• Aisance relationnelle;
• Capacité à travailler de façon méthodique, même sous contrainte de temps;
• Rigueur, souci du détail et exactitude;
• Fiabilité, sens de la discrétion, de l’initiative et des responsabilités.

Atouts

• Connaissances sur l’organisation et le fonctionnement de l’État;
• Expérience relative à la comptabilité de l’État, et surtout au logiciel SAP-SIFIN;
• Expérience professionnelle dans un poste similaire.

Conditions d’admission

Diplômes

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

Documents à fournir

• Lettre de motivation pour le poste brigué et CV;
• La lettre de motivation et le CV sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).