Chargé du protocole (m/f) (réf. M00038762)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• Gestion des visites de délégations étrangères:
  • Préparation logistique et protocolaire des visites;
  • Coordination de tous les aspects organisationnels;
  • Encadrement et accompagnement des délégations pendant leur séjour.
• Gestion des déplacements à l'étranger:
  • Organisation logistique et protocolaire des visites et déplacements officiels;
  • Préparation des programmes de visite;
  • Accompagnement des délégations de la Chambre des Députés (le cas échéant).
• Cérémonies nationales:
  • Gestion logistique et protocolaire des cérémonies nationales;
  • Coordination avec les différentes parties prenantes.
• Organisation d'événements:
  • Planification et établissement de calendriers;
  • Coordination avec les prestataires, fournisseurs et intervenants;
  • Supervision de la réalisation des événements.
• Tâches administratives:
  • Exécution des tâches administratives liées aux attributions du service;
  • Gestion documentaire et suivi des dossiers.

Profil

Compétences techniques

• Compétences organisationnelles et logistiques:
  • Capacité à élaborer des plannings et à gérer des budgets;
  • Maîtrise de la gestion logistique (réservations d'hôtels, transports, locations, restauration);
  • Aptitude à coordonner différents prestataires et fournisseurs.
• Compétences en communication:
  • Capacité à rédiger des supports de communication professionnels (invitations, programmes);
  • Maîtrise des moyens de communication numériques.
• Compétences informatiques:
  • Maîtrise des logiciels Microsoft Office (Word, Excel, Outlook);
  • Capacité à utiliser les outils informatiques spécifiques de l'administration;
  • Familiarité avec les équipements techniques et audiovisuels nécessaires aux événements.

Compétences comportementales

• Vous faites preuve d'une grande flexibilité, d'une capacité à gérer le stress et les priorités, et d'un sens aigu de l'organisation et vous avez d’excellentes qualités relationnelles;
• Vous êtes autonome, réactif·ve et doté·e d'un sens des responsabilités élevé, vous savez prendre des initiatives tout en respectant scrupuleusement les règles protocolaires et la confidentialité.

• Flexibilité et disponibilité:
  • Flexibilité au niveau des horaires de travail;
  • Disponibilité pour travailler en dehors des heures normales (soirées, week-ends si nécessaire);
  • Disposition à effectuer des déplacements à l'étranger.
• Gestion du stress et des priorités:
  • Excellente capacité à gérer les situations de stress;
  • Aptitude à gérer les priorités et les imprévus;
  • Réactivité face aux urgences et aux demandes de dernière minute.
• Sens de l'organisation et anticipation:
  • Sens aigu de l'organisation;
  • Capacité d'anticipation et de planification;
  • Souci du détail.
• Autonomie et initiative:
  • Capacité à travailler de façon autonome;
  • Aptitude à prendre des initiatives appropriées;
  • Sens des responsabilités et fiabilité.
• Qualités relationnelles:
  • Excellentes qualités relationnelles et sens du contact;
  • Capacité à soigner les relations avec les interlocuteurs nationaux et internationaux;
  • Aptitude à communiquer efficacement et à travailler en équipe;
  • Diplomatie et tact dans les relations professionnelles.
• Éthique professionnelle:
  • Sens de la confidentialité;
  • Intégrité et discrétion;
  • Excellente présentation.

Atouts

• Compétences en protocole et diplomatie (constituant un atout):
  • Connaissances en matière de protocole diplomatique et cérémonial;
  • Compréhension des règles protocolaires nationales et internationales;
  • Une connaissance des règles diplomatiques constitue un avantage.

Conditions d’admission

Diplômes

Vous êtes détenteur soit d’un diplôme de fin d’études secondaires (classiques ou générales), soit d’un diplôme de technicien, soit d’un brevet de maîtrise, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Vous possédez une expérience en protocole et organisation d'événements internationaux.
Vous maîtrisez parfaitement les trois langues administratives du Luxembourg et l’anglais à l’oral et à l’écrit.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 4 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

Documents à fournir

• Lettre de motivation pour le poste brigué et CV;
• La lettre de motivation et le CV sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).