Concierge (m/f) (réf. M00037229)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• Gérer la réception et l'accueil;
• Accueillir, assurer l'inscription et orienter les visiteurs vers le service compétent; Assurer le contrôle des personnes accédant au bâtiment;
• Orienter les demandes émanant de l'extérieur vers le service compétent;
• Réceptionner des livraisons;
• Réceptionner le courrier de l'administration et le distribuer
• Gérer les appels: réceptionner les appels et les transférer vers le service compétent;
• Gérer les salles de réunion et de conférences;
• Préparer les salles et veiller à la mise à disposition conformément aux demandes formulées;
• Participer au bon déroulement d'activités prévues dans les missions de l'administration:
• Assister à des exercices de sécurité au sein de l'administration;
• Assister à l'organisation et veiller au bon déroulement des événements officiels;
• Assurer le service "photocopies";
• Contribuer à l'évolution du dispositif et à la gestion de la qualité.

Profil

Compétences techniques

• Législations et réglementation: 
  • Connaître la législation et la réglementation de l'administration;
• Procédures internes/méthodologie:
  • Connaître la charte d'accueil et les engagements pris dans ce domaine par l'administration;
  • Connaître le fonctionnement et l'organisation interne de l'administration ainsi que l'organigramme avec les différents services et attributions du personnel.
• Aptitudes techniques:
  • Savoir appliquer les règles de l'accueil physique et téléphonique;
  • Applications bureautiques:
  • Savoir utiliser les produits MS Office.
• Logiciels spécifiques:
  • Connaître les outils informatiques et d'informations mis en place par l'administration et l'utilisation qui en est faite en vue de pouvoir garantir le respect de la protection des données;
  • Maîtrise des 3 langues administratives.

Compétences comportementales

• Comprendre : Vous collectez, comprenez et traitez des informations et données;
• Gérer les activités : Vous gérez les activités courantes au travers d’objectifs opérationnels clairs, vous gérez les ressources et suivez la mise en oeuvre des activités;
• Communiquer : Vous communiquez clairement à l’écrit et à l’oral, via le bon canal, vous écoutez activement et vous vous intéressez à votre interlocuteur;
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Atouts

• Connaissance d'une ou plusieurs langues supplémentaires.

Conditions d’admission

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

Documents à fournir

• Lettre de motivation pour le poste brigué et CV;
• La lettre de motivation et le CV sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).