Gestionnaire administratif du projet CNAL (m/f) (réf. E00036321)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• Dans le cadre de ce projet complexe, multifonctionnel et interdisciplinaire d'importance nationale, le gestionnaire administratif sera chargé de la gestion administrative du projet au sein de l'équipe de coordination, dans le respect du planning et des tâches qui lui seront attribuées par les coordinateurs.

• Le poste exige des relations professionnelles régulières et fréquentes avec l'ensemble des parties prenantes, nécessitant un sens du contact développé et une capacité à maintenir des échanges constructifs dans un environnement complexe :
  • Assister l'équipe de coordination du projet dans son travail quotidien;
  • Réaliser les tâches administratives par ordre de priorité;
  • Préparer et organiser les réunions, en particulier celles du COPIL, du bureau opérationnel du COPIL, de l'équipe de coordination de la CNAL, des groupes de travail et des visites extérieures (préparation administrative des documents et présentations, aspects logistiques incluant la réservation des salles et le contact avec l'accueil, la gestion calendaire et l’envoi des invitations avec liens de connexion).

• Prendre des notes et préparer les comptes rendus de ces réunions;
• Diffuser et classer les comptes rendus, après validation par les coordinateurs;
• Assurer et présenter le suivi des tâches à réaliser par l'équipe de coordination;
• Préparer divers documents administratifs et présentations PowerPoint (newsletter, rapport annuel, procédures, cahiers des charges, courriers, etc.);
• Prendre en charge la gestion du SharePoint (contenu et accès);
• Assurer le secrétariat administratif du projet CNAL et la permanence téléphonique pendant les heures de bureau;
• Assurer l'intendance pour l’équipe de coordination du projet CNAL;
• Prendre en charge les nouveaux collaborateurs de la CNAL;
• Animer certaines réunions;
• Participer à l'amélioration continue.

Profil

Compétences techniques

• Expérience préalable dans un rôle administratif similaire, idéalement dans un environnement de projet, d'au moins 5 ans;
• Maîtriser les 3 langues nationales (luxembourgeoise, française et allemande) (lu, écrit, parlé);
• Expertise avérée en gestion administrative, incluant la gestion documentaire, l'organisation de réunions, la préparation de compte rendus et l'élaboration de rapports;
• Maîtrise approfondie de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook);
• Expérience confirmée dans l'administration et l'utilisation de plateformes collaboratives, notamment SharePoint (gestion des accès et du contenu);
• Compétences démontrées dans la préparation de reporting stratégique (executive summary, indicateurs clés, graphiques, etc.) y compris supports visuels de présentation;
• Compétences en préparation de documents professionnels (comptes rendus, rapports, notes de synthèse, publications);
• Capacité de suivre de manière méthodique, rigoureuse et documentée l'avancement de projets.

Compétences comportementales

• Organisé et systématique dans l'approche du travail;
• Capacité de synthèse et souci du détail;
• Consciencieux et méticuleux dans l'exécution des tâches;
• Orienté solution face aux défis et obstacles;
• Excellentes aptitudes communicationnelles interpersonnelles permettant d'interagir efficacement avec diverses parties prenantes (équipe interne, groupes de travail, experts externes);
• Aimable, accueillant et empathique dans les relations interpersonnelles;
• Résilient et résistant au stress dans un environnement exigeant;
• Flexible et adaptable aux changements de priorités;
• Capacité à résoudre rapidement les problèmes et à proposer des solutions dans son domaine de compétence;
• Écoute active et diplomatie dans les échanges professionnels.

Atouts

• La connaissance de l'anglais constitue un avantage;
• La connaissance de Microsoft Project constitue un atout;
• Une certification en gestion de projet (Project Management Body of Knowledge - PMBOK, PRojects IN Controlled Environments - PRINCE2 ou similaire) constitue un avantage.

Conditions d’admission

Poste d'employé de l'État

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’Etat du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un bachelor en gestion de projet, administration des affaires, administration publique, droit ou management et santé ou de son équivalent.

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

Documents à fournir

Lettre de motivation, copie du diplôme et CV renseignant les informations suivantes:

• Nom(s) et prénom(s)
• Numéro d’identification (càd. le numéro de matricule nationale ou, à défaut, la date de naissance)
• Nationalité
• Adresse électronique
• Liste des établissements d’enseignement fréquentés et leur pays d’implantation (veuillez indiquer le nom complet des établissements, les abréviations n'étant pas permises)
• Diplômes (veuillez indiquer l'intitulé des diplômes)
• Expérience professionnelle
• Connaissances en langues parlées et écrites

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n’étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).