Assistant administratif (m/f) (réf. E00036372)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• Accueil des visiteurs et invités et accueil téléphonique;
• Gestion du courrier et acheminement et contrôle des signataires;
• Gestion de l’agenda et des messageries électroniques;
• Mise en place des salles de réunions, et préparation et organisation pratique de réunions, manifestations, conférences etc;
• Elaborer un planning d’organisation, convoquer les parties concernées, réserver les locaux et veiller à l’équipement adéquat des locaux;
• Gérer le suivi des dossiers, gérer la qualité des dossiers, classer et/ou transférer des documents;
• Assurer la rédaction, la relecture, la mise en forme et la valorisation des supports écrits;
• Assurer la documentation et l’archivage;
• Prendre des renseignements et des informations auprès des parties prenantes (autres unités organisationnelles, agents, personnes et organismes externes);
• Assister le Directeur général dans l'ensemble de ses missions;
• Accomplir toute autre tâche administrative et logistique contribuant au bon fonctionnement de la DG.

Profil

Compétences techniques

• Bonne maîtrise des outils bureautiques et informatiques courants (Outlook, Word, Excel, Powerpoint);
• Bonne maîtrise des langues administratives (français, luxembourgeois et allemand);
• Capacité d’assimiler une panoplie d’informations variées;
• Bonnes capacités rédactionnelles;
• Expérience professionnelle en administration générale;
• Savoir prendre des notes et rédiger des comptes rendus;
• Permis de conduire B1 pour des éventuelles courses de service.

Compétences comportementales

• Faire preuve de fiabilité, de rigueur et de disponibilité;
• Avoir une bonne gestion des priorités;
• Travailler de manière soignée et précise;
• S’impliquer dans son travail;
• Avoir une capacité d’adaptation, de réactivité et de flexibilité;
• Être capable de travailler de manière autonome;
• Disposer d’une aisance relationnelle et un esprit d’équipe;
• Respecter la confidentialité;
• Savoir gérer le stress;
• Rigueur dans le travail avec un respect des échéances;
• Aisance dans la communication avec les interlocuteurs internes et externes;
• Excellente compréhension et vue d’ensemble du ministère de la mobilité et des travaux publics et des organes y rattachés.

Atouts

• Disposer d’une expérience professionnelle comme assistant(e) administratif(ive)
• Maîtrise de la langue anglaise

Conditions d’admission

Poste d'employé de l'État

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’Etat du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un bachelor ou de son équivalent.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité A2.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.

Documents à fournir

Lettre de motivation, copie du diplôme et CV renseignant les informations suivantes:

• Nom(s) et prénom(s)
• Numéro d’identification (càd. le numéro de matricule nationale ou, à défaut, la date de naissance)
• Nationalité
• Adresse électronique
• Liste des établissements d’enseignement fréquentés et leur pays d’implantation (veuillez indiquer le nom complet des établissements, les abréviations n'étant pas permises)
• Diplômes (veuillez indiquer l'intitulé des diplômes)
• Expérience professionnelle
• Connaissances en langues parlées et écrites

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n’étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).