Gestionnaire administratif CNAL (m/f) (réf. E00034979)

Informations générales

Qui recrute ?

 

Missions

• Dans le cadre de ce projet complexe, multifonctionnel et interdisciplinaire d'importance nationale, le gestionnaire administratif sera chargé de la gestion administrative du projet, dans le respect du planning et des tâches qui lui seront attribuées. Sous la supervision des coordinateurs, il travaillera en étroite collaboration avec toutes les parties prenantes, afin de garantir la réussite du projet.

• Accompagner les coordinateurs dans leur travail quotidien;
• Assister l’équipe de coordination dans la planification du projet;
• Réaliser les tâches administratives par ordre de priorité;
• Préparer et organiser les réunions du COPIL, du bureau opérationnel du COPIL, de l’équipe de coordination de la CNAL, des groupes de travail et des visites extérieures;
• Prendre des notes et rédiger les comptes rendus de ces réunions;
• Diffuser et classer les comptes rendus, après validation par les coordinateurs;
• Assurer et présenter le suivi des tâches à réaliser par l’équipe de coordination;
• Rédiger divers documents administratifs et créer des présentations PowerPoint (newsletter, rapport annuel, procédures, cahiers des charges, courriers, etc.);
• Organiser les réunions en présentiel et en vidéoconférence (réservation des salles, envoi des rendez-vous et des liens par mail, contact avec l’accueil, etc.);
• Prendre en charge la gestion du SharePoint (contenu et accès);
• Assurer le secrétariat administratif de la CNAL et la permanence téléphonique pendant les heures de bureau;
• Assurer l’intendance du service CNAL;
• Prendre en charge les nouveaux collaborateurs de la CNAL;
• Animer certaines réunions;
• Participer à l’amélioration continue.

Profil

Compétences techniques

• Expertise avérée en gestion administrative, incluant la gestion documentaire, l'organisation et la coordination de réunions et l'élaboration de rapports;
• Maîtriser les 3 langues nationales (luxembourgeoise, française et allemande) (lu, écrit, parlé);
• Maîtrise approfondie de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook)
• Expérience confirmée dans l'administration et l'utilisation de plateformes collaboratives, notamment SharePoint;
• Compétences démontrées en reporting stratégique, mise en œuvre d'indicateurs de performance clés, planification opérationnelle et animation efficace de réunions;
• Compétences rédactionnelles solides pour la production de documents professionnels (comptes rendus, rapports, notes de synthèse, publications);
• Capacité à planifier méthodiquement, organiser rigoureusement et suivre avec précision l'avancement des projets.

Compétences comportementales

• Organisé et systématique dans l'approche du travail;
• Capacité de synthèse et souci du détail;
• Consciencieux et méticuleux dans l'exécution des tâches;
• Orienté solution face aux défis et obstacles;
• Excellentes aptitudes communicationnelles interpersonnelles permettant d'interagir efficacement avec diverses parties prenantes (équipes internes, groupes de travail, experts externes);
• Aimable, accueillant et empathique dans les relations interpersonnelles;
• Résilient et résistant au stress dans un environnement exigeant;
• Flexible et adaptable aux changements de priorités;
• Capacité à résoudre rapidement les problèmes et à proposer des solutions dans son domaine de compétence;
• Écoute active et diplomatie dans les échanges professionnels.

Atouts

• La connaissance de l'anglais constitue un avantage.

Conditions d’admission

Poste d'employé de l'État

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité B1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

Documents à fournir

Lettre de motivation, copie du diplôme et CV renseignant les informations suivantes:

• Nom(s) et prénom(s)
• Numéro d’identification (càd. le numéro de matricule nationale ou, à défaut, la date de naissance)
• Nationalité
• Adresse électronique
• Liste des établissements d’enseignement fréquentés et leur pays d’implantation (veuillez indiquer le nom complet des établissements, les abréviations n'étant pas permises)
• Diplômes (veuillez indiquer l'intitulé des diplômes)
• Expérience professionnelle
• Connaissances en langues parlées et écrites

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n’étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).