Agent administratif (m/f) (réf. CGDIS001900-E)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• La mission principale du titulaire du poste est d’assurer l’accueil physique et téléphonique du secrétariat de direction ainsi que de fournir une assistance administrative à la Direction Générale :
  • Assurer l’accueil téléphonique et physique;
  • Gérer le courrier entrant et sortant, sa digitalisation et distribution;
  • Gérer l’agenda du Directeur général;
  • Rédiger des lettres, des rapports et des notes pour la Direction générale;
  • Organiser des réunions et réserver des salles de réunions ainsi que des moyens de transport;
  • Assurer le suivi des feuilles de routes pour le CGDIS et l’organisation de voyages de service;
  • Assurer le suivi et la réception de commandes pour le Département;
  • Gérer et assurer un suivi des abonnements journaux et magazines pour le CGDIS;
  • Accomplir toute autre tâche administrative et logistique contribuant au bon fonctionnement du département de la direction générale;
  • Faire preuve de discrétion en sachant gérer les informations confidentielles.

Profil

Compétences techniques

• Maîtriser les outils bureautiques et informatiques mis à disposition (Windows, MS Office, etc.);
• Disposer de bonnes capacités rédactionnelles;
• Savoir communiquer de façon professionnelle avec le public et les fournisseurs;
• Être capable de renseigner les interlocuteurs divers et variés;
• Maîtriser différents systèmes de classement et d’archivage.

Compétences comportementales

• Comprendre : Vous collectez, comprenez et traitez des informations et données, le cas échéant dans un environnement digital;
• Mettre en œuvre des solutions : Vous prenez l’initiative de résoudre les problèmes, vous mettez en oeuvre les solutions et vous agissez pour améliorer les processus et les méthodes de travail en tenant compte des évolutions technologiques;
• Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l’objectif commun;
• Communiquer : Vous communiquez clairement à l’écrit et à l’oral, via le bon canal, vous écoutez activement et vous vous intéressez à votre interlocuteur;
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
• S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Atouts

• Disposer d’une expérience professionnelle dans une fonction similaire;
• Disposer d’une expérience dans le domaine de l’accueil et du secrétariat;
• Maîtriser la langue anglaise à l’écrit et à l’oral;
• Connaître le fonctionnement interne du CGDIS;
• Le titulaire du poste doit garantir l’accueil téléphonique et physique selon les horaires définis par le Chef de département.

Conditions d’admission

Poste d'employé de l'État

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité B1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

Documents à fournir

Lettre de motivation, copie du diplôme et CV renseignant les informations suivantes:

• Nom(s) et prénom(s)
• Numéro d’identification (càd. le numéro de matricule nationale ou, à défaut, la date de naissance)
• Nationalité
• Adresse électronique
• Liste des établissements d’enseignement fréquentés et leur pays d’implantation (veuillez indiquer le nom complet des établissements, les abréviations n'étant pas permises)
• Diplômes (veuillez indiquer l'intitulé des diplômes)
• Expérience professionnelle
• Connaissances en langues parlées et écrites

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n’étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).