Assistant administratif (Dispatching) (m/f) (réf. E00036825)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• Traitement du courrier entrant (ouverture, tri et ventilation des plis, préparation du courrier pour les destinataires);
• Contrôle des demandes d’aides entrantes (formulaires incomplets renvoyés aux demandeurs);
• Saisie du courrier dans les systèmes de gestion (réception et affectation des pièces aux dossiers concernés et création d’un dossier électronique pour les nouvelles demandes);
• Préparation et traitement de courriers sortants (lettres de rejets, registre des lettres recommandées).

Profil

Compétences techniques

• Savoir travailler avec les applications Word, Excel, Outlook;
• Maîtrise orale et écrite des 3 langues administratives du pays; 
• Anglais : Connaissances de base à l'oral;
• Aptitude à s’approprier les connaissances suivantes :
  • La législation et la réglementation des aides au logement;
  • Les procédures administratives concernant le traitement des dossiers;
  • Les procédures techniques de l’outil de gestion des dossiers;
  • La règlementation sur la protection des données privées;
  • Le fonctionnement et l'organisation interne, du service et de l'administration.

Compétences comportementales

• Comprendre : Vous collectez, comprenez et traitez des informations et données, le cas échéant dans un environnement digital;
• S'organiser : Vous vous organisez en fixant les priorités, vous planifiez le travail et gérez les imprévus, vous travaillez de façon autonome en utilisant les moyens disponibles;
• Partager son savoir-faire : Vous montrez, transmettez et partagez vos connaissances, expériences et vos méthodes de travail;
• Coopérer : Vous créez et améliorez l’esprit d’équipe en partageant vos avis et vos idées, aussi bien dans un environnement présentiel qu’au niveau d’une collaboration virtuelle et à distance, et en contribuant à la résolution de conflits entre collaborateurs;
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
• S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Conditions d’admission

Poste d'employé de l'État

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité B1.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.

Documents à fournir

Lettre de motivation, copie du diplôme et CV renseignant les informations suivantes:

• Nom(s) et prénom(s)
• Numéro d’identification (càd. le numéro de matricule nationale ou, à défaut, la date de naissance)
• Nationalité
• Adresse électronique
• Liste des établissements d’enseignement fréquentés et leur pays d’implantation (veuillez indiquer le nom complet des établissements, les abréviations n'étant pas permises)
• Diplômes (veuillez indiquer l'intitulé des diplômes)
• Expérience professionnelle
• Connaissances en langues parlées et écrites

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n’étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).