Gestionnaire GED (m/f) (réf. E00035665)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• En tant que gestionnaire GED, vos missions principales incluent :
  • Gérer la plateforme GED & assister l’équipe scanning
  • Administrer la plateforme GED en tant que power user et contribuer à sa maintenance.
• Assurer les activités quotidiennes de l’équipe scanning :
  • Assurer les flux de traitement du courrier entrant et sortant ;
  • Analyser, trier indexer et enregistrer le courrier entrant et sortant dans le registre approprié ;
  • Vérifier la conformité du courrier sortant et en assurer l’indexation et l’enregistrement ;
  • Proposer des pistes d’amélioration pour optimiser le flux du courrier ;
  • Suivre l’évolution de la plateforme, tester et adapter les nouvelles fonctionnalités ;
  • Participer aux réunions relatives à la gestion de la plateforme et de la GED.
• Assurer le support :
  • Soutenir les utilisateurs internes dans le traitement du courrier, l'archivage et l’utilisation de la GED ;
  • Assister dans la mise à jour du manuel d’utilisation de la GED et des procédures relatives au traitement du courrier et à l'archivage ;
  • Participer à l’amélioration continue dans les méthodes de travail & faciliter la digitalisation.
• Assister à la gestion des sources documentaires de toutes natures :
  • Mettre en place et maintenir un système documentaire de classement et d'archivage conformément à la loi, aux règlements et aux bonnes pratiques administratives ;
  • Collecter, indexer et classer les documents, en veillant à leur accessibilité et à leur conservation.

Profil

Compétences techniques

• Expérience professionnelle dans une fonction similaire requise ;
• Connaissance des procédures liées à la gestion du courrier et à l’archivage documentaire ;
• Maîtrise des systèmes de classement et d'archivage, notamment ceux des Archives nationales, et aptitude à configurer et administrer la plateforme GED (niveau power user) ;
• Maîtrise des 3 langues du pays (L, F, D) ;
• Excellentes capacités rédactionnelles en français ;
• Maîtrise des outils MS Office (Word, Excel, PowerPoint) et des logiciels spécifiques à la gestion de la GED ;
• Connaissance des équipements et outils administratifs utilisés pour la gestion documentaire et la GED.

Compétences comportementales

• Capacité à travailler de manière autonome, structurée et précise, en prenant des initiatives pour améliorer les processus ;
• Aptitude à travailler efficacement avec les autres, à collaborer et à partager l’information ;
• Bonne gestion du stress et capacité à gérer des situations urgentes en fonction des priorités définies ;
• Respect strict de la confidentialité et discrétion dans le traitement des informations et des documents.

Conditions d’admission

Poste d'employé de l'État

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité B1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

Documents à fournir

Lettre de motivation, copie du diplôme et CV renseignant les informations suivantes:

• Nom(s) et prénom(s)
• Numéro d’identification (càd. le numéro de matricule nationale ou, à défaut, la date de naissance)
• Nationalité
• Adresse électronique
• Liste des établissements d’enseignement fréquentés et leur pays d’implantation (veuillez indiquer le nom complet des établissements, les abréviations n'étant pas permises)
• Diplômes (veuillez indiquer l'intitulé des diplômes)
• Expérience professionnelle
• Connaissances en langues parlées et écrites

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n’étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).