Assistant administratif pour les besoins de la Division Affaires juridiques et contentieux (m/f) (réf. E00036010)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• Assister la Division dans toutes les tâches administratives;
• Gérer les appels téléphoniques;
• Rédiger des courriers administratifs et autres documents (courriels, lettres, rapports, etc.);
• Mettre en forme, éditer et imprimer des documents;
• Assurer le suivi et le classement (physique et électronique) du courrier entrant et sortant;
• Créer les nouveaux dossiers (physiques et électroniques) et assurer leur suivi;
• Planifier, organiser et assurer le suivi de réunions;
• Prendre des notes et rédiger des comptes-rendus lors de réunions;
• Classer, archiver et mettre à jour des dossiers;
• Gérer la clôture et l’archivage des dossiers.

Profil

Compétences techniques

• Disposer de bonnes capacités rédactionnelles en langue française;
• Avoir un sens aigu de l’organisation et de la rigueur dans l’exécution des tâches;
• Avoir de très bonnes connaissances des outils informatiques Word, Powerpoint, Excel et Sharepoint;
• Savoir s’organiser en fixant les priorités, planifier le travail et gérer les imprévus;
• Respecter rigoureusement les délais;
• Savoir travailler aussi bien de façon autonome qu’en équipe.

Compétences comportementales

• Vous disposez d'un esprit méticuleux et savez tenir un ordre parfait;
• Vous gérez le stress: vous gardez votre calme face à la pression et agissez de manière constante malgré les difficultés;
• Vous faites preuve de discrétion et respectez la confidentialité des dossiers que vous traitez;
• Vous faites preuve de disponibilité, de fiabilité et de précision;
• Vous respectez les consignes qui vous sont données;
• Vous faites preuve de proactivité;
• Vous avez la capacité de vous intégrer facilement dans une équipe.

Atouts

• Première expérience dans un Service juridique.

Conditions d’admission

Poste d'employé de l'État

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité B1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

Documents à fournir

Lettre de motivation, copie du diplôme et CV renseignant les informations suivantes:

• Nom(s) et prénom(s)
• Numéro d’identification (càd. le numéro de matricule nationale ou, à défaut, la date de naissance)
• Nationalité
• Adresse électronique
• Liste des établissements d’enseignement fréquentés et leur pays d’implantation (veuillez indiquer le nom complet des établissements, les abréviations n'étant pas permises)
• Diplômes (veuillez indiquer l'intitulé des diplômes)
• Expérience professionnelle
• Connaissances en langues parlées et écrites

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n’étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).