Assistant administratif (m/f) (réf. E00038378)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• Coordination et gestion administrative des cours d’intérêt général organisés par le SFA et par UniPop ;
• Création des cours UniPop dans l’outil GICEA ;
• Suivi des inscriptions, contact administratif avec formateurs et personnes inscrites, communications de suivi en vue du bon déroulement des cours ;
• Accueil téléphonique et traitement des courriels et des tickets OTRS ;
• Fournir des renseignements généraux sur les cours et leur déroulement ;
• Présence lors de cours (aussi en soirée) afin d’accueillir et de guider les participants ;
• Présence lors de foires et/ou autres événements dans le cadre UniPop ;
• Contrôle des présences aux cours et suivi des paiements ;
• Soutien administratif général au sein du SFA.

Profil

Compétences techniques

• Connaissances générales des techniques de gestion administrative et de secrétariat ;
• Bonne capacité d’analyse et esprit de synthèse ;
• Excellentes aptitudes rédactionnelles et orales dans les trois langues administratives ;
• Maîtriser les technologies de l'information et de communication ;
• Maîtriser les logiciels bureautiques courants.

Compétences comportementales

• Être organisé ;
• Avoir de la rigueur ;
• Gérer les priorités ;
• Faire preuve de sens d'initiative, de flexibilité et de disponibilité ;
• Avoir le sens des responsabilités et de la discrétion ;
• Avoir le sens aigu des relations humaines et faire montre d’aisance dans la communication ;
• Pouvoir travailler en autonomie ;
• S’intégrer dans une équipe pluridisciplinaire ;
• Être ouvert au changement et à l’innovation.

Atouts

• Disposer d’une expérience professionnelle dans une fonction similaire.

Conditions d’admission

Poste d'employé de l'État

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes
Vous êtes détenteur soit d’un diplôme de fin d’études secondaires (classiques ou générales), soit d’un diplôme de technicien, soit d’un brevet de maîtrise, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 4 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité B1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

Documents à fournir

Lettre de motivation, copie du diplôme et CV renseignant les informations suivantes:

• Nom(s) et prénom(s)
• Numéro d’identification (càd. le numéro de matricule nationale ou, à défaut, la date de naissance)
• Nationalité
• Adresse électronique
• Liste des établissements d’enseignement fréquentés et leur pays d’implantation (veuillez indiquer le nom complet des établissements, les abréviations n'étant pas permises)
• Diplômes (veuillez indiquer l'intitulé des diplômes)
• Expérience professionnelle
• Connaissances en langues parlées et écrites

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n’étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).