Secrétaire ministériel (m/f) (réf. E00037774)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

En tant que secrétaire ministériel.le vous travaillez en étroite collaboration avec la Ministre, la secrétaire ministérielle et les coordinateurs en assurant le bon fonctionnement quotidien du secrétariat ministériel.

Vos tâches consistent dans le fait d’assurer des tâches administratives de gestion et de planification et ainsi de contribuer au bon déroulement des activités du Ministère afin de soutenir le Ministre dans l’organisation quotidienne du travail.

• Fournir un support administratif en tant que secrétaire particulière du ministre:
  • Gérer l’agenda ministériel;
  • Assurer l’accueil physique, téléphonique et par courriel au niveau du secrétariat ministériel;
  • Gérer le courrier adressé au ministre (demandes d’entrevues, invitations, courrier personnel adressé au ministre);
  • Suivi administratif de documents relatifs au Conseil de Gouvernement, des séances plénières de la Chambre des Députés, des séances plénières du Conseil d’Etat etc.

• Planifier, organiser et assurer le suivi des réunions:
  • Planifier et organiser des réunions (réunions à niveau ministériel et à niveau fonctionnaires) en prenant en compte les ordres du jour, l’organisation des salles de réunion et en prévoyant le matériel logistique nécessaire;
  • Constituer les dossiers physiques en vue des réunions, en veillant à une organisation optimale de la documentation;
  • Organiser les déplacements du ministre et de sa délégation;
  • Rédiger les rapports et comptes-rendus de réunions.

• Gérer les contacts:
  • Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes;
  • Rédiger des courriers standard et mettre en forme des courriers;
  • Assurer le contact avec les secrétariats des autres ministères.

Profil

Compétences techniques

• Disposer d’excellentes capacités orales et rédactionnelles dans les trois langues administratives ainsi que le Luxembourgeois;
• Avoir une bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques.

Compétences comportementales

• Faire preuve de fiabilité, de rigueur et de professionnalisme;
• Respecter la confidentialité dans les tâches attribuées;
• Savoir s'organiser et respecter les délais posés;
• Faire preuve de résilience face aux défis;
• Manifester une adaptabilité ainsi qu’une réactivité;
• Savoir traiter les dossiers avec la plus grande discrétion et réserve;
• Avoir la capacité à travailler efficacement en équipe tout en étant autonome.

Conditions d’admission

Poste d'employé de l'État

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit d’un diplôme de fin d’études secondaires (classiques ou générales) soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 4 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité B1. Une dispense de deux des trois langues administratives peut être accordée sous certaines conditions.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.

Documents à fournir

Lettre de motivation, copie du diplôme et CV renseignant les informations suivantes:

• Nom(s) et prénom(s)
• Numéro d’identification (càd. le numéro de matricule nationale ou, à défaut, la date de naissance)
• Nationalité
• Adresse électronique
• Liste des établissements d’enseignement fréquentés et leur pays d’implantation (veuillez indiquer le nom complet des établissements, les abréviations n'étant pas permises)
• Diplômes (veuillez indiquer l'intitulé des diplômes)
• Expérience professionnelle
• Connaissances en langues parlées et écrites

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n’étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).