Membre du secrétariat (m/f) (réf. E00037765)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

Effectuer des tâches administratives et assurer un accueil physique et téléphonique à l’unité, conformément à la fiche de poste.

Activités principales:

• Tâches relatives à l’accueil physique et téléphonique:
  • Accueillir, identifier, renseigner et orienter le public (personnel PGD, visiteurs, fournisseurs, etc.);
  • Réceptionner et transmettre les appels et messages;
  • Réceptionner, rédiger et transmettre les courriers;
  • Réceptionner et distribuer les colis.
• Tâches administratives:
  • Gérer les documents et dossiers internes (p.ex. trier, photocopier, classer, archiver, etc.);
  • Contribuer à effectuer la gestion de la messagerie électronique;
  • Assurer l’inscription et le suivi des dossiers et pièces dans CORRES;
  • Contribuer à la gestion des listings internes (p.ex. plans de service, formation continue, permanence, service huissier, charroi, etc.);
  • Prélever et remettre le courrier et les colis auprès de l’entreprise POST;
  • Préparer et/ou rédiger les documents à signer par le supérieur hiérarchique;
  • Commander des fournitures de bureau et en tenir l’inventaire;
  • Assurer le rôle d’intermédiaire entre le supérieur hiérarchique et les services internes / externes;
  • Préparer des réunions (p.ex. élaborations de l’OJ, mise à disposition des supports, réservation de salles, etc.) et assurer la rédaction des comptes rendus;
  • Contrôler et saisir les données dans les bases de données (p.ex. EXCEL, SAP, SP-Expert, etc.);
  • Effectuer la saisie manuelle des paiements, des convocations et papillons dans le fichier PGAT;
  • Contribuer au traitement des véhicules immobilisés dans l’IP « fourrière »;
  • Effectuer des recherches (p.ex. Internet, LEGILUX, bases de données, …);
  • Assister le supérieur hiérarchique dans l’exécution de leurs missions;
  • Assurer la gestion des formulaires mis à disposition dans les zones d’accueil;
  • Numériser les autorisations d’établissement douanières.
• Tâches relatives à la gestion des objets trouvés (OT):
  • Garantir la réception et la restitution des OT;
  • Vérifier la validité des documents personnels se trouvant parmi les OT;
  • Identifier le propriétaire de l’OT;
  • Vérifier si l’OT est déclaré comme volé;
  • Saisir les données OT dans le logiciel;
  • Préparer les formulaires OT;
  • Préparer les transferts des OT au SNOT;
  • Traiter les déclarations de pertes.

Profil

Compétences techniques

• Savoir appliquer les règles de l'accueil physique et téléphonique;
• Maîtriser les techniques de communication orale.

Compétences comportementales

• Intégrer l’information;
• Résoudre des problèmes;
• Soutenir;
• Agir de manière orientée service;
• Faire preuve de fiabilité;
• S’auto développer.

Conditions d’admission

Poste d'employé de l'État

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous avez :

• Soit accompli avec succès 5 années d’études dans l’enseignement secondaire (classique ou général) ou dans le régime de formation du technicien, ou vous présentez un certificat reconnu comme équivalent ;
• Soit obtenu un diplôme DAP.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 3 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité C1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

Documents à fournir

Lettre de motivation, copie du diplôme et CV renseignant les informations suivantes:

• Nom(s) et prénom(s)
• Numéro d’identification (càd. le numéro de matricule nationale ou, à défaut, la date de naissance)
• Nationalité
• Adresse électronique
• Liste des établissements d’enseignement fréquentés et leur pays d’implantation (veuillez indiquer le nom complet des établissements, les abréviations n'étant pas permises)
• Diplômes (veuillez indiquer l'intitulé des diplômes)
• Expérience professionnelle
• Connaissances en langues parlées et écrites

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n’étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).