Assistant administratif (m/f) (réf. E00043124)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• Assurer un support administratif et organisationnel:
  • Assister le Secrétaire général dans l'organisation quotidienne des activités;
  • Assurer le suivi des tâches administratives courantes;
  • Participer à l'organisation pratique des réunions, manifestations, conférences et autres événements;
  • Assurer la gestion et le suivi du courrier administratif.
• Apporter un soutien aux équipes de l'administration centrale:
  • Assister les services administratifs dans leurs activités quotidiennes;
  • Assurer un soutien administratif aux équipes des ressources humaines, de la comptabilité et des infrastructures;
  • Orienter les demandes vers les services compétents et assurer le suivi administratif nécessaire;
  • Recueillir et transmettre les renseignements et informations auprès des parties prenantes internes et externes.
• Gérer les données, documents et dossiers administratifs:
  • Saisir, importer et mettre à jour des données dans les fichiers et bases de données;
  • Contrôler l’exactitude et la qualité des données saisies;
  • Effectuer le classement physique et numérique des documents et veiller à leur accessibilité;
  • Assurer le suivi administratif des dossiers et vérifier leur qualité, leur complétude et leur conformité;
  • Préparer, classer, transférer et archiver les documents administratifs.
• Participer à la gestion documentaire et aux archives:
  • Assister les services des ressources humaines et de la comptabilité dans l'archivage des dossiers;
  • Préparer les opérations annuelles d'archivage;
  • Contrôler, vérifier et organiser les dossiers avant leur transfert aux archives;
  • Veiller au respect des règles de gestion documentaire et d'archivage.

Profil

Compétences techniques

• Connaître la législation et la réglementation de l'administration;
• Connaître l'organisation ainsi que les procédures et processus relevant de l'administration;
• Savoir appliquer les procédures et processus relevant de l'exercice de la fonction;
• Connaître la charte d'accueil et les engagements pris dans ce domaine par l'administration;
• Connaître et savoir appliquer les règles établies au sein de l'administration en matière de protection des données;
• Posséder les compétences théoriques et pratiques pour garantir, selon les attributions, une gestion logistique efficace relevant de l'exercice de la fonction;
• Savoir appliquer les règles de l'accueil physique et téléphonique;
• Savoir utiliser les produits MS Office, en particulier Excel.

Compétences comportementales

• Analyser : Vous évaluez les informations, données et contenus de manière critique, le cas échéant dans un environnement digital, vous identifiez les liens logiques et restituez l’information dans une synthèse complète et cohérente;
• Mettre en œuvre des solutions : Vous prenez l’initiative de résoudre les problèmes, vous mettez en oeuvre les solutions et vous agissez pour améliorer les processus et les méthodes de travail en tenant compte des évolutions technologiques;
• Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l’objectif commun;
• Coopérer : Vous créez et améliorez l’esprit d’équipe en partageant vos avis et vos idées, aussi bien dans un environnement présentiel qu’au niveau d’une collaboration virtuelle et à distance, et en contribuant à la résolution de conflits entre collaborateurs;
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
• S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut de l'employé de l'État.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission pour devenir employé de l'État.

Diplômes

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’État du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un bachelor ou de son équivalent.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 6 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Langues

Vous répondez aux exigences de connaissances des 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité A2.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

Documents à fournir

Lettre de motivation, copie du diplôme, CV

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n’étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).