Assistant du couple grand-ducal émérite (m/f) (réf. E00040090)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• Gérer et tenir à jour les agendas;
• Organiser les rendez-vous et coordonner les activités au Luxembourg et à l’étranger;
• Planifier les déplacements nationaux et internationaux et gérer les formalités y relatives (visas, assurances, ambassades etc.);
• Réserver les billets d’avion, voitures et chambres d’hôtels;
• Assurer le suivi du courrier entrant et sortant;
• Répondre aux messages électroniques;
• Rédiger et envoyer des messages de condoléances, félicitations, remerciements, vœux etc.;
• Filtrer les communications téléphoniques;
• Organiser et préparer les réunions, assurer la prise de notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus;
• Apporter un appui administratif et assister l’aide de camp de LL.AA.RR.;
• Rédiger les projets des notes de service relatives aux activités et en assurer la diffusion aux destinataires;
• Classer les messages, documents et dossiers et en assurer l’archivage selon les règles en vigueur;
• Gérer le stock des fournitures de bureau;
• Assurer la gestion budgétaire des activités (prévisions, devis, engagements, factures, remboursements);
• Initier l’établissement des demandes d’appui sécurité à l’adresse de la Police grand-ducale.

Profil

Compétences techniques

• Excellente maîtrise des 3 langues administratives pour le groupe B1 et de l’anglais à l’oral comme à l’écrit;
• Aptitudes rédactionnelles confirmées;
• Maîtrise des logiciels bureautiques usuels (World, Excel, Powerpoint, Outlook);
• Permis de conduire B;
• Savoir utiliser les technologies de l'informatique et de la communication en relation avec sa tâche;

Compétences comportementales

• Savoir travailler en équipe et de manière autonome;
• Travailler de façon soigneuse, précise et rigoureuse;
• Excellentes capacités d’organisation et de gestion;
• Aisance relationnelle et de communication;
• Une bonne gestion des priorités;
• Faire preuve de discrétion et d’une grande disponibilité;
• Avoir le sens de la confidentialité et de la responsabilité;
• Rigueur et fiabilité;
• Sens de l’anticipation et une bonne gestion des priorités;
• Aisance relationnelle et de communication, aptitude à gérer les imprévus avec calme, discernement et courtoisie.

Atouts

• Expérience professionnelle confirmée à un poste similaire.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut de l'employé de l'État.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission pour devenir employé de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit d’un diplôme de fin d’études secondaires (classiques ou générales), soit d’un diplôme de technicien, soit d’un brevet de maîtrise, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 4 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité B1. Une dispense de deux des trois langues administratives peut être accordée sous certaines conditions.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

Documents à fournir

Lettre de motivation, copie du diplôme, CV

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n’étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).