Gestionnaire bureau des cours (m/f) (réf. E00043063)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• Exécution des opérations courantes/ tâches quotidiennes du bureau des cours suivant la division de travail et l'organisation établi par le chef de service :
  • Garantir un accueil physique des usagers et aider le public dans ses démarches administratives;
  • Accueil physique des enseignants et des apprenants en cas de demandes spécifiques concernant: les horaires et l'organisation des cours; les inscriptions, changement de cours;
  • Traitement des courriels et courriers à l'attention de l'administration des cours et suivi des dossiers, traitement des appels téléphoniques à l'attention de l'administration des cours;
  • Contrôle des présences;
  • Préparation et édition de documents à l'intention des apprenants (p.ex. attestations de participation aux cours pour le ministère de la justice, bilans de compétence);
  • Gestion et mise à jour du portail informatique des inscriptions (inscriptions prioritaires, réinscriptions et nouveaux inscrits);
  • Gestion des annulations de cours avec information aux apprenants et recherche de remplaçants;
  • Préparation administrative des journées d'orientation et d'inscription à organiser sur les différents sites de l'INL;
  • Organisation et réservations de salles, élaboration des horaires.

Profil

Compétences techniques

• Connaître le secteur de la formation des adultes au Luxembourg;
• Connaître les techniques de gestion administrative;
• Connaître l'organisation administrative et procédurale de l'INL;
• Bonne maîtrise du luxembourgeois, du français, de l’allemand et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, avec d’excellentes capacités rédactionnelles;
• Maîtriser les technologies d'information et de communication;
• Maîtriser les logiciels bureautiques;
• Maîtriser le portail informatique des inscriptions de l'INL.

Compétences comportementales

• Analyser : Vous évaluez les informations, données et contenus de manière critique, le cas échéant dans un environnement digital, vous identifiez les liens logiques et restituez l’information dans une synthèse complète et cohérente,
• S'organiser : Vous vous organisez en fixant les priorités, vous planifiez le travail et gérez les imprévus, vous travaillez de façon autonome en utilisant les moyens disponibles;
• Partager son savoir-faire : Vous montrez, transmettez et partagez vos connaissances, expériences et vos méthodes de travail;
• Coopérer : Vous créez et améliorez l’esprit d’équipe en partageant vos avis et vos idées, aussi bien dans un environnement présentiel qu’au niveau d’une collaboration virtuelle et à distance, et en contribuant à la résolution de conflits entre collaborateurs;
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
• S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut de l'employé de l'État.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission pour devenir employé de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit d’un diplôme de fin d’études secondaires (classiques ou générales), soit d’un diplôme de technicien, soit d’un brevet de maîtrise, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 4 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Langues

Vous répondez aux exigences de connaissances des 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité B1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

Documents à fournir

Lettre de motivation, copie du diplôme, CV

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n’étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).