Assistant administratif (m/f) (réf. E00032720) (réf. F00032721)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• Assurer des tâches administratives de gestion et de planification et contribuer au bon déroulement des activités du Secrétariat général :
  
  • Préparer et structurer les dossiers, en veillant à une organisation optimale de la documentation;
  • Assurer la gestion, l'archivage et la mise à jour régulière de la documentation;
  • Gérer la correspondance électronique, le courrier et les appels téléphoniques de manière professionnelle;
  • Planifier et organiser les réunions internes et externes, en veillant à la coordination des participants et à la préparation logistique;
  • Organiser et coordonner des conférences et des manifestations, en prenant en charge l’aspect logistique et administratif;
  • Assurer la gestion logistique des déplacements de l’équipe;
  • Assurer la coordination avec le secrétariat particulier du Secrétaire général.

Profil

Compétences techniques

• Bonne maîtrise des trois langues administratives (luxembourgeois, français et allemand) et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit;
• Bonne maîtrise des outils informatiques;
• Bonnes capacités rédactionnelles.

Compétences comportementales

• Esprit collaboratif et réactivité face aux besoins de l’équipe;
• Excellente aisance relationnelle;
• Aptitude à travailler de manière autonome, à fixer les priorités et à structurer le travail;
• Capacité à rester performant(e) sous pression et sous contraintes de temps;
• Rigueur, souci du détail et de l'exactitude;
• Fiabilité et sens de la discrétion.

Atouts

• Connaissances sur l’organisation et le fonctionnement de l’Etat;
• Connaissances en matière de protection des données et d’archivage;
• Intérêt pour les outils informatiques et l’intelligence artificielle.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.

Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l’EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État ainsi que sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’Etat du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un master ou de son équivalent.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe A1.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.

Documents à fournir

Lettre de motivation, copie du diplôme, lettre de réussite à l’épreuve d’aptitude générale (uniquement pour le statut du fonctionnaire : joindre le document complet avec le relevé des notes par test et les annexes) et CV renseignant les informations suivantes:

• Nom(s) et prénom(s)
• Numéro d’identification (càd. le numéro de matricule nationale ou, à défaut, la date de naissance)
• Nationalité
• Adresse électronique
• Liste des établissements d’enseignement fréquentés et leur pays d’implantation (veuillez indiquer le nom complet des établissements, les abréviations n'étant pas permises)
• Diplômes (veuillez indiquer l'intitulé des diplômes)
• Expérience professionnelle
• Connaissances en langues parlées et écrites

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n’étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).