Secrétaire de direction / Gestionnaire des formations du personnel (m/f) (réf. E00032918) (réf. F00032919)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• Fournir un support à la direction;
• Planifier, organiser et assurer le suivi de réunions;
• Gérer les contacts de la direction;
• Assurer la gestion administrative du recrutement des agents;
• Assurer la gestion administrative du parcours professionnel et du parcours de formation des agents;
• Assurer la gestion du temps de travail du personnel;
• Informer et assister les agents et la hiérarchie sur des questions RH;
• Assurer la conformité et la qualité des processus internes / externes;
• Gérer la documentation et l'archivage;
• Servir les clients-usagers;
• Participer et contribuer au contrôle qualité du service;
• Assurer la gestion administrative des formations.

Profil

Compétences techniques

• Connaître / se former à la législation concernant le statut, la rémunération, la formation, la sécurité et la santé au travail du personnel de l'Etat et à la législation du système éducatif;
• Savoir travailler avec les outils et logiciels RH nécessaires à l’exécution de la fonction;
• Savoir travailler avec les outils de gestion des horaires;
• Savoir travailler avec Word/ Excel / Outlook;
• Savoir travailler avec Office 365 (Microsoft Teams, OneNote, Forms etc.);
• Avoir de bonnes compétences rédactionnelles et maîtriser les formes nécessaires pour rédiger des documents destinés à un public interne /externe;
• Savoir utiliser divers outils et ressources (bases de données, internet, etc.) pour trouver des informations pertinentes;
• Maîtriser obligatoirement les trois langues suivantes au niveau C1: luxembourgeois, allemand, français.

Compétences comportementales

• Savoir travailler efficacement dans un environnement dynamique;
• Savoir s’adapter rapidement aux changements et aux imprévus;
• Avoir de très bonnes capacités organisationnelles;
• Faire preuve de précision et d’attention aux détails;
• Avoir le sens des responsabilités;
• Savoir gérer efficacement les plaintes et réclamations des clients-usagers et rester calme en toutes circonstances;
• Avoir une approche orientée vers les solutions;
• Être à l’aise dans les interactions sociales et avoir des facilités à s’intégrer dans une équipe;
• Savoir gérer son stress en toute circonstance;
• Faire preuve de discrétion.

Atouts

• Expériences antérieures dans un service administratif (privé ou public);
• Maîtrise de la langue anglaise.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.

Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l’EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État ainsi que sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe B1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

Documents à fournir

Lettre de motivation, copie du diplôme, lettre de réussite à l’épreuve d’aptitude générale (uniquement pour le statut du fonctionnaire : joindre le document complet avec le relevé des notes par test et les annexes) et CV renseignant les informations suivantes:

• Nom(s) et prénom(s)
• Numéro d’identification (càd. le numéro de matricule nationale ou, à défaut, la date de naissance)
• Nationalité
• Adresse électronique
• Liste des établissements d’enseignement fréquentés et leur pays d’implantation (veuillez indiquer le nom complet des établissements, les abréviations n'étant pas permises)
• Diplômes (veuillez indiquer l'intitulé des diplômes)
• Expérience professionnelle
• Connaissances en langues parlées et écrites

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n’étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).