Secrétaire (m/f) (réf. E00033056) (réf. F00033057)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• Gestion du secrétariat du HCPN, ce qui comprend entre autre:
  • Gestion des appels téléphoniques;
  • Traitement des courriers et courriels entrants et sortants;
  • Organisation du calendrier de la direction;
  • Rédaction et mise en forme de documents (lettre, notes, rapports, etc.);
  • Organisation de réunions et entretiens (réservation de salles incluse);
  • Organisation et coordination des déplacements à l'étranger pour la direction;
  • Responsable de la gestion du stock et des commandes;
  • Garantir des permanences d'astreinte;
  • Organiser et coordonner des événements;
  • Rédiger des comptes-rendus.

Profil

Compétences techniques

• Bonne maîtrise des langues luxembourgeoise, française, allemande et anglaise à l'oral et à l'écrit;
• Bonne maîtrise des outils informatiques courants (Microsoft Outlook, Word, Excel, etc.).

Compétences comportementales

• Excellentes compétences relationnelles;
• Polyvalence et grande flexibilité;
• Sens aigu de la discrétion;
• Capacité à s'adapter rapidement aux situations changeantes;
• Solides compétences en gestion du temps et en définition des priorités;
• Aptitude à gérer efficacement les imprévus;
• Capacité à collaborer et à s'intégrer au sein d'une équipe;
• Capacité à travailler de manière autonome avec efficacité.

Atouts

• Disposer d'une habilitation de sécurité;
• Expérence dans le domaine du secrétariat;
• Familiarité avec des systèmes informatiques tels que LaTeX et SAP;
• Aptitude à travailler avec des outils bureautiques open source, notamment Ubuntu Linux, Thunderbird et LibreOffice.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.

Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l’EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État ainsi que sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d'études secondaires techniques, soit d'un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe B1.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.

Le titulaire devra obtenir une habilitation de sécurité du niveau très secret (loi modifiée du 15 juin 2004 relative à la classification des pièces et aux habilitations de sécurité)

 

Documents à fournir

Lettre de motivation, copie du diplôme, lettre de réussite à l’épreuve d’aptitude générale (uniquement pour le statut du fonctionnaire : joindre le document complet avec le relevé des notes par test et les annexes) et CV renseignant les informations suivantes:

• Nom(s) et prénom(s)
• Numéro d’identification (càd. le numéro de matricule nationale ou, à défaut, la date de naissance)
• Nationalité
• Adresse électronique
• Liste des établissements d’enseignement fréquentés et leur pays d’implantation (veuillez indiquer le nom complet des établissements, les abréviations n'étant pas permises)
• Diplômes (veuillez indiquer l'intitulé des diplômes)
• Expérience professionnelle
• Connaissances en langues parlées et écrites

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n’étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).