Assistant administratif du bureau des stages (m/f) (réf. E00032650) (réf. F00032651)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• Répondre aux appels téléphoniques;
• Gérer les courriels;
• Gérer le classement et l'organisation des documents;
• Planifier et organiser des réunions et des rendez-vous;
• Assurer le suivi des fournitures de bureau;
• Assurer le suivi des procédures administratives, notamment en relation avec le programme Erasmus+;
• Contribuer à la gestion de l’application EDUSTAGE;
• Contrôle des documents (demandes d’aides, carnets de stage, dossiers de candidatures, CV, etc.);
• Encadrer les élèves et étudiants en matière de respect des procédures administratives (explications, rappels).

Profil

Compétences techniques

• Posséder d’excellentes capacités orales et rédactionnelles en luxembourgeois, français et allemand; la maîtrise de l'anglais sera considérée comme un atout;
• Disposer de très bonnes capacités d’organisation, de planification et de suivi;
• Aptitude à exécuter de manière organisée une variété de tâches dans des délais impartis;
• Capacité à travailler de manière autonome et à prendre des initiatives de manière proactive;
• Capacité à gérer et coordonner simultanément des projets à moyen et long terme tout en assurant les tâches quotidiennes avec autonomie.

Compétences comportementales

• Faire preuve d'autonomie, d'initiative, de disponibilité, de ponctualité et de flexibilité;
• Avoir le sens de la responsabilité, de la rigueur, de la méthode et des priorités;
• Être capable de traiter un volume d'information important de manière autonome;
• Disposer de bonnes capacités d'analyse et de synthèse, et savoir porter un regard critique en vue de contribuer à l'amélioration des processus et de participer a l'établissement de procédures;
• Avoir des compétences relationnelles, un esprit d'équipe et une volonté de partager son expertise.

Atouts

• Disposer d'une expérience professionnelle confirmée (au moins 3 ans) dans une fonction similaire;
• Disposer des connaissances sur l'organisation et le fonctionnement de l'Etat;
• Avoir une expérience dans un environnement digitalisé.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.

Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l’EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État ainsi que sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe B1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

Documents à fournir

Lettre de motivation, copie du diplôme, lettre de réussite à l’épreuve d’aptitude générale (uniquement pour le statut du fonctionnaire : joindre le document complet avec le relevé des notes par test et les annexes) et CV renseignant les informations suivantes:

• Nom(s) et prénom(s)
• Numéro d’identification (càd. le numéro de matricule nationale ou, à défaut, la date de naissance)
• Nationalité
• Adresse électronique
• Liste des établissements d’enseignement fréquentés et leur pays d’implantation (veuillez indiquer le nom complet des établissements, les abréviations n'étant pas permises)
• Diplômes (veuillez indiquer l'intitulé des diplômes)
• Expérience professionnelle
• Connaissances en langues parlées et écrites

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n’étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).