Agent de gestion administrative (m/f) (réf. E00036791) (réf. F00036792)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• Développer et mettre en œuvre des méthodes et des textes afin de réaliser des lignes politiques dans la matière relative à l'administration:
  • Rédiger, gérer et suivre les contrats avec des tierces parties;
  • Assurer la conformité juridique et administrative des conventions conclues avec des tiers.

 

• Conseiller les responsables du traitement de données à caractère personnel:
  • Identifier et recenser les sources potentielles de traitement de données à caractère personnel;
  • Définir, sur base de la législation existante, une directive interne en matière de protection des données et élaborer les codes de conduite;
  • Veiller au contrôle de l'application de la directive, des procédures et des autres codes de conduite spécifiques dans la matière;
  • Analyser les aspects RGPD des contrats et conventions de l’IFEN.

 

• Coordonner les relations avec les interlocuteurs externes et internes:
  • Consulter la CNPD en cas de doute quant à la conformité à la loi d’un traitement de données mis en œuvre sous sa surveillance;
  • Être le point de contact pour le Commissariat du Gouvernement à la protection des données auprès de l’Etat;
  • Collaborer avec les interlocuteurs internes et externes clés en matière de protection des données.

 

• Gérer le tableau de tri:
  • Veiller à la mise à jour du tableau de tri;
  • Participer à la fixation des durées d’utilité administrative en s’assurant qu’elles répondent aux exigences légales et réglementaires et qu’elles soient adaptées aux besoins des services;
  • Accompagner les services, sur le plan méthodologique, pour la préparation de la procédure d’archivage.

 

• Verser les archives définitives:
  • Organiser les travaux préparatoires à tout versement d’archives définitives conformément aux recommandations des Archives nationales de Luxembourg en vigueur (tri, inventorisation, préparation physique des archives);
  • Évaluer les besoins en matière de matériel de conditionnement de l’archivage définitif;
  • Organiser les versements d’archives définitives aux Archives nationales de Luxembourg.

Profil

Compétences techniques

• Connaître la législation et la réglementation de l'administration;
• Maîtriser la législation et la réglementation en relation avec l’archivage et la protection des données;
• Savoir appliquer la législation nationale et européenne, y compris le RGPD;
• Connaître l'organisation ainsi que les procédures et processus relevant de l'administration;
• Savoir appliquer les procédures et processus relevant de l'exercice de la fonction;
• Connaître la charte d'accueil et les engagements pris dans ce domaine par l'administration;
• Connaître et savoir appliquer les règles établies au sein de l'administration en matière de protection des données;
• Disposer d'excellentes capacités rédactionnelles en français et en allemand;
• Savoir appliquer les méthodes en gestion documentaire;
• Savoir rédiger des contrats, des avis et des arrêtés;
• Maîtriser la formalisation et la mise à jour des processus de traitement des données à caractère personnel.

Compétences comportementales

• Développer une vue d'ensemble : Vous développez une vue d’ensemble, vous générez des alternatives et tirez des conclusions nuancées et éclairées
• Mettre en œuvre des solutions : Vous prenez l’initiative de résoudre les problèmes, vous mettez en oeuvre les solutions et vous agissez pour améliorer les processus et les méthodes de travail en tenant compte des évolutions technologiques.
• Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l’objectif commun
• Servir le client-usager : Vous accompagnez le client-usager de manière personnalisée, vous entretenez des contacts réguliers et constructifs, vous appliquez les lignes de bonne conduite administrative
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés
• S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun

Atouts

• Des connaissances en droit seraient considérées comme un atout.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.

Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l’EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État ainsi que sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’Etat du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un master ou de son équivalent.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe A1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

Documents à fournir

Lettre de motivation, copie du diplôme, lettre de réussite à l’épreuve d’aptitude générale (uniquement pour le statut du fonctionnaire : joindre le document complet avec le relevé des notes par test et les annexes) et CV renseignant les informations suivantes:

• Nom(s) et prénom(s)
• Numéro d’identification (càd. le numéro de matricule nationale ou, à défaut, la date de naissance)
• Nationalité
• Adresse électronique
• Liste des établissements d’enseignement fréquentés et leur pays d’implantation (veuillez indiquer le nom complet des établissements, les abréviations n'étant pas permises)
• Diplômes (veuillez indiquer l'intitulé des diplômes)
• Expérience professionnelle
• Connaissances en langues parlées et écrites

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n’étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).