Agent administratif (m/f) (réf. F00037279)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• Soutenir les unités administratives du service dans des différentes tâches occurrentes telles que:
  • Remplacement de la secrétaire de direction en cas d’absence;
  • Accueil physique et téléphonique : réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques;
  • Traitement des courriels, des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri et archivage);
  • Mise en forme de documents, notes et courriers;
  • Organisation et planification de réunions internes et externes et réservation de salles;
  • Élaboration et diffusion des ordres du jour, rédaction et mise en forme des comptes rendus;
  • Soutien de l’unité ressources humaines sur le plan administratif;
  • Gestion des candidatures visant à obtenir une attestation habilitant à faire des remplacements au sein des Centres de compétences en psycho-pédagogie spécialisée;
  • Gestion du temps de travail et des congés du personnel du SNEI;
  • Mise à jour des relevés et bases de données du personnel.

Profil

Compétences techniques

• Connaissances générales des techniques de gestion administrative, assurant une organisation fluide des tâches;
• Aisance dans l’utilisation des logiciels bureautiques courants (Microsoft Outlook, Word, Excel, etc.) pour la gestion quotidienne des tâches;
• Autonomie dans la rédaction de courriers administratifs.

Compétences comportementales

• Faire preuve d’un excellent sens de l’organisation et d’une grande capacité à gérer plusieurs tâches simultanément;
• S’organiser en fixant les priorités;
• Planifier le travail et gérer les imprévus;
• Travailler de façon autonome;
• Montrer, transmettre et partager son savoir-faire, ses connaissances, son expérience et ses méthodes de travail;
• Communiquer clairement à l’écrit et à l’oral;
• Avoir un bon sens du relationnel;
• Faire preuve d’ouverture au changement, à l’innovation et à la diversité;
• S’autodévelopper et se remettre en question de façon régulière;
• Assumer la responsabilité et la qualité des actions entreprises.

Atouts

• Expérience professionelle dans la Fonction publique;
• Connaissance des procédures étatiques.

Conditions d’admission

Le poste est réservé aux lauréats de l’examen-concours

Les candidats ayant réussi à la partie générale de l’examen-concours restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Les candidats postulant au poste vacant devront participer à une épreuve spéciale organisée par l’administration qui recrute. Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État.

Diplômes

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’Etat du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un bachelor ou de son équivalent.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe de traitement A2.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

Documents à fournir

Lettre de motivation, copie du diplôme, lettre de réussite à l’examen-concours (document complet avec le relevé des notes par test et les annexes) et CV renseignant les informations suivantes:

• Nom(s) et prénom(s)
• Numéro d’identification (càd. le numéro de matricule nationale ou, à défaut, la date de naissance)
• Nationalité
• Adresse électronique
• Liste des établissements d’enseignement fréquentés et leur pays d’implantation (veuillez indiquer le nom complet des établissements, les abréviations n'étant pas permises)
• Diplômes (veuillez indiquer l'intitulé des diplômes)
• Expérience professionnelle
• Connaissances en langues parlées et écrites

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n’étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).