Assistant administratif (m/f) (réf. E00034987) (réf. F00034988)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• Assister la direction dans tous les travaux d’organisation scolaire et dans l'ensemble de sesmissions administratives;
• Collaborer à implémenter, à superviser et à optimiser les procédures administratives pour lestrois bâtiments de l’ENSA;
• Gérer le courrier entrant et sortant de la Direction;
• Collaborer dans la configuration, le paramétrage et la maintenance permanente du logicield’organisation scolaire UNTIS;
• Gérer la mise à jour quotidienne des données-lycée dans l’outil d’organisation et decommunication WEBUNTIS;
• Collaborer dans la gestion (contrôle, suivi et correction) des tâches des enseignants de l’ENSA;
• Collaborer dans la procédure annuelle de génération et de validation des décomptes pourheures supplémentaires des enseignants de l’ENSA.

Profil

Compétences techniques

• Vous maîtrisez tant à l’écrit qu’à l’oral les langues luxembourgeoise, française, allemande et anglaise;
• Vous disposez de bonnes capacités rédactionnelles et de relecture de ces 4 langues;
• Vous savez travailler de manière autonome au sein d’une équipe;
• Vous disposez d’un sens aigu de l’organisation et de la rigueur dans l’exécution de vos tâches;
• Vous savez gérer les priorités et accomplir vos missions dans les délais indiqués;
• Vous savez travailler avec les outils informatiques courants (MS Office);
• Vous avez une expérience dans l’utilisation de programmes informatiques comme UNTIS, WEBUNTIS et fichier élèves;
• Vous êtes capable de maîtriser rapidement d’autres logiciels informatiques spécifiques à la Fonction;
• Vous êtes capable de vous adapter à de nouvelles formes et méthodes de travail résultant de la digitalisation.

Compétences comportementales

• Vous respectez la confidentialité et la discrétion inhérentes à la fonction confiée;
• Vous agissez avec intégrité dans le respect des valeurs de l’organisation;
• Vous êtes respectueux et serviable dans vos rapports avec vos collègues et les usagers de l’organisation;
• Vous faites preuve d’une ouverture d’esprit et d’une disponibilité pour acquérir de nouvelles compétences.
• Compétences sociales:
  • Vous faites preuve de capacités d’écoute et d’empathie;
  • Vous avez la facilité de s’intégrer dans la communauté d’un lycée;
  • Vous savez vous adapter à des contextes et situations variés requérant esprit d’initiative et aisance relationnelle;
  • Vous savez construire et maintenir des réseaux de collaboration;
  • Vous faites preuve de conscience professionnelle et avoir le sens des responsabilités;
  • Vous faites preuve de discrétion;
  • Vous avez des compétences en relations interpersonnelles, en gestion du temps et en résolution de problèmes ainsi que des capacités organisationnelles.

Atouts

• Vous disposez d’une expérience professionnelle en tant qu’assistant administratif.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.

Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l’EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État ainsi que sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’Etat du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un bachelor ou de son équivalent.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe A2.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

Documents à fournir

Lettre de motivation, copie du diplôme, lettre de réussite à l’épreuve d’aptitude générale (uniquement pour le statut du fonctionnaire : joindre le document complet avec le relevé des notes par test et les annexes) et CV renseignant les informations suivantes:

• Nom(s) et prénom(s)
• Numéro d’identification (càd. le numéro de matricule nationale ou, à défaut, la date de naissance)
• Nationalité
• Adresse électronique
• Liste des établissements d’enseignement fréquentés et leur pays d’implantation (veuillez indiquer le nom complet des établissements, les abréviations n'étant pas permises)
• Diplômes (veuillez indiquer l'intitulé des diplômes)
• Expérience professionnelle
• Connaissances en langues parlées et écrites

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n’étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).