Assistant administratif – Cellule Administration / Secrétariat (m/f) (réf. E00036071) (réf. F00036072)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• Assurer les diverses tâches administratives incombant à la cellule Administration/Secrétariat;
• Coordonner la correspondance entrante et sortante;
• Réceptionner, indexer et enregistrer le courrier entrant (courrier postal et électronique) et attribuer le courrier aux diverses cellules du service;
• Enregistrer le courrier sortant et mettre le courrier sous enveloppe et le transmettre pour envoi;
• Assurer une assistance au niveau de l’accueil physique et téléphonique du service ;
• Collaborer avec les différentes cellules du service dans l’exécution de tâches administratives;
• Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes et soutenir les collaborateurs internes pour toute question en relation avec le traitement de l’archivage du courrier dans le système de gestion informatique;
• Participer à l’organisation de réunions, groupes de travail, événements (réservation des salles, envoi d’invitations, mise en place de documentation, etc.);
• Assurer la rédaction de courriers, rapports, notes;
• Participer à l’archivage structuré de tous les documents pertinents.

Profil

Compétences techniques

• Excellente maîtrise écrite et orale des langues administratives du Luxembourg (luxembourgeois, français et allemand);
• Très bonnes capacités organisationnelles;
• Très bonne maîtrise des outils informatiques et de la suite Office;
• Bonnes capacités rédactionnelles;
• Savoir prioriser, rester performant et précis sous contrainte de temps et s’adapter à des circonstances imprévues.

Compétences comportementales

• Être fiable et discret, avoir un bon relationnel et le contact facile;
• Savoir s’intégrer dans une équipe existante et avoir le sens de l’objectif commun;
• Être flexible et capable de travailler sous pression;
• Savoir s’organiser et travailler de manière autonome;
• Avoir une démarche collégiale et avoir un bon esprit d’équipe.

Atouts

• Expérience professionnelle dans le domaine administratif;
• Connaissances dans l’organisation et le développement de processus internes.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.

Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l’EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État ainsi que sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’Etat du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un bachelor ou de son équivalent.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe A2.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.

Documents à fournir

Lettre de motivation, copie du diplôme, lettre de réussite à l’épreuve d’aptitude générale (uniquement pour le statut du fonctionnaire : joindre le document complet avec le relevé des notes par test et les annexes) et CV renseignant les informations suivantes:

• Nom(s) et prénom(s)
• Numéro d’identification (càd. le numéro de matricule nationale ou, à défaut, la date de naissance)
• Nationalité
• Adresse électronique
• Liste des établissements d’enseignement fréquentés et leur pays d’implantation (veuillez indiquer le nom complet des établissements, les abréviations n'étant pas permises)
• Diplômes (veuillez indiquer l'intitulé des diplômes)
• Expérience professionnelle
• Connaissances en langues parlées et écrites

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n’étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).