Assistant de coordination (m/f) (réf. E00036181) (réf. F00036182)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• Soutenir le Coordinateur et les Coordinateurs adjoints dans leurs missions en assurant la gestion administrative et organisationnelle des activités de la Coordination;
• Organiser, gérer et suivre les agendas du Coordinateur et des Coordinateur adjoints selon leurs disponibilités et priorités;
• Participer à des réunions et rendez-vous et assurer la rédaction, le traitement, la mise en forme de documents (ordres de jour, courriers, mails, comptes-rendus, rapports, listes, etc.);
• Gérer ou assurer un suivi rapproché de l’évolution d’activités, d’actions ainsi que des réunions;
• Dans le cadre de ses missions, recueillir et assurer la transmission de l’information en interne et externe;
• Concevoir, développer et tenir des outils de gestion et des bases de données pour les besoins de la Coordination;
• Assurer la tenue, le tri et l’archivage de documents de l’unité;
• Assurer la logistique lors de réunions et de rendez-vous;
• Gérer les demandes de fourniture de bureau de l’unité;
• En fonction des priorités et des absences pour congés, remplacer ou épauler au sein de l’équipe des assistants de coordination;
• Fournir un travail soigné et de qualité;
• Rapporter régulièrement au Coordinateur sur l'avancement du travail et les rendez-vous prévus.

Profil

Compétences techniques

• Gestion des priorités et gestion du temps;
• Gestion et suivi administratifs;
• Communication écrite : rédiger, résumer et organiser tous types de documents opérationnels courants, en maîtrisant les règles d’orthographe et de grammaire;
• Techniques de prise de notes;
• Maîtrise des normes rédactionnelles;
• Veille informationnelle;
• Capacité d’analyse, de synthèse et d’évaluation;
• Capacité à actualiser ses connaissances;
• Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint, Outlook);
• Permis B2;
• Connaissances approfondies en langues luxembourgeoise, française et allemande (à oral et à l’écrit);
• Bonnes connaissances en langue anglaise (à l’oral et à l’écrit).

Compétences comportementales

• Sens des responsabilités;
• Disponibilité et flexibilité;
• Organisation, précision et rigueur:
• Esprit de l’anticipation, de l’initiative et de l’adaptabilité;
• Discrétion et diplomatie;
• Sens de la communication et qualité d’écoute;
• Faire preuve de réactivité face à des problèmes;
• Savoir travailler en équipe;
• Capacité à gérer son emploi de temps et à organiser son travail de manière proactive;
• Capacité de regard sur sa pratique et de remise en cause.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.

Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l’EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État ainsi que sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’Etat du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un bachelor en assistant de direction ou assistant de manager ou de son équivalent.

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe A2.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

Documents à fournir

Lettre de motivation, copie du diplôme, lettre de réussite à l’épreuve d’aptitude générale (uniquement pour le statut du fonctionnaire : joindre le document complet avec le relevé des notes par test et les annexes) et CV renseignant les informations suivantes:

• Nom(s) et prénom(s)
• Numéro d’identification (càd. le numéro de matricule nationale ou, à défaut, la date de naissance)
• Nationalité
• Adresse électronique
• Liste des établissements d’enseignement fréquentés et leur pays d’implantation (veuillez indiquer le nom complet des établissements, les abréviations n'étant pas permises)
• Diplômes (veuillez indiquer l'intitulé des diplômes)
• Expérience professionnelle
• Connaissances en langues parlées et écrites

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n’étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).